Aylık veya üç aylık muhasebe süreçleri, Almanya'daki serbest meslek sahipleri ve serbest çalışanlar için sıklıkla yüksek maliyetler yaratır. Vergi danışmanınızdan gelen faturanın önemli bir kısmı karmaşık vergi danışmanlığından değil, basit veri girişinden kaynaklanır: Faturaların ve banka hareketlerinin sisteme manuel olarak tek tek girilmesi.
Ay sonunda danışmanınıza düzensiz PDF dosyaları veya kağıt fişler iletmek, bu manuel işçilik için tam saatlik ücret ödemeniz anlamına gelir. Bu sorunun pratik çözümü teknik bir standart olan DATEV EXTF 700 formatıdır.
Bu yazıda, bu formatın ne anlama geldiğini ve muhasebe maliyetlerinizi düşürmek için nasıl kullanabileceğinizi açıklıyoruz.
1. DATEV EXTF 700 Formatı Nedir?
EXTF kısaltması, DATEV yazılım şirketi tarafından geliştirilen DATEV Harici Formatı (Externes Format) anlamına gelir ve özel olarak yapılandırılmış bir CSV veri düzenidir. DATEV, Almanya'daki vergi bürosu yazılımlarında pazar lideridir (örneğin DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ile).
Bir EXTF 700 dosyası, giden veya gelen faturalarınızdaki tüm kritik bilgileri yapılandırılmış ve makinelerin okuyabileceği şekilde içerir:
- Fatura numarası ve tarihi
- Müşteri adı ve cari hesap numarası
- Net, vergi ve brüt tutarlar
- Uygulanan KDV oranı ve gelir hesabı (Erlöskonto)
Vergi danışmanınız her faturayı tek tek girmek yerine, bu dosyayı tek bir tıklamayla sistemine aktarabilir. Yüzlerce fatura saniyeler içinde muhasebe kayıtlarına dönüştürülür.
2. Serbest Çalışanlar Neden DATEV Dışa Aktarımı Kullanmalı?
Yapılandırılmış DATEV formatına geçmek üç temel avantaj sağlar:
A. Ciddi Maliyet Tasarrufu
Almanya'da vergi danışmanları ücretlendirmelerini Vergi Danışmanı Ücret Tarifesine (StBVV) göre yapar. Büro faturaları ayıklamak ve manuel girmek için ne kadar az zaman harcarsa, aylık muhasebe ücreti (Buchführungsgebühr) o kadar düşük olur. Ön muhasebesi yapılmış DATEV dosyaları teslim ederek ücret indirimi talep edebilirsiniz.
B. Sıfır Aktarım Hatası
IBAN, fatura numarası veya küsuratların manuel aktarımı sırasında insan hataları oluşabilir. Otomatik DATEV dışa aktarımı, fatura programınızdaki kesin verileri vergi danışmanınızın sistemine 1:1 aktarır.
C. Hızlı Raporlama ve BWA
Kayıt süreci çok hızlı tamamlandığı için İşletme Değerlendirme Raporunuzu (BWA) ve KDV bildirim onaylarınızı çok daha erken alırsınız.
3. Solobuch ile DATEV Dışa Aktarımı Nasıl Yapılır?
Piyasadaki birçok karmaşık sistem DATEV dışa aktarımını pahalı ek paketlerle sunar. Solobuch platformunda ise vergi danışmanınızla veri paylaşımı temel bir özellik olarak yer alır.
İş akışınızı optimize etmek oldukça basittir:
- Fatura Düzenleyin: Standart e-faturalarınızı (ZUGFeRD/XRechnung) Solobuch üzerinden oluşturun.
- Dönem Seçin: Ay veya dönem sonunda dışa aktarım bölümüne gidin ve tarih aralığını belirleyin.
- DATEV Dosyasını Üretin: Tek tıkla geçerli bir DATEV EXTF 700 CSV dosyası oluşturun.
- Danışmanınıza İletin: Dosyayı doğrudan vergi danışmanınıza e-posta ile gönderin veya DATEV Unternehmen online sistemine yükleyin.
Ayrıca Solobuch üzerinde standart hesap planlarını (örneğin SKR03 veya SKR04) tanımlayarak dosyanın danışmanınızın sistemine tam uyumlu olmasını sağlayabilirsiniz.
4. Özet (Takeaways)
Vergi danışmanınıza yapılandırılmamış PDF'ler göndermek, gereksiz işçilik maliyetlerine yol açar. Muhasebenizi dijitalleştirmek karmaşık teknik bilgi gerektirmez.
Faturalarınızı GoBD ve e-fatura standartlarına uygun şekilde kesmek ve DATEV dışa aktarımıyla vergi danışmanınıza zahmetsizce iletmek için Solobuch platformunu güvenle kullanabilirsiniz.
