Kısaca:
- BT freelancer faturası diğer tüm faturalarla aynı zorunlu bilgileri içerir (§ 14 UStG). Saatlik ücret, aşamalı projeler ve yurt dışı müşterilerde özel durumlar ortaya çıkar.
- Almanya'daki müşterilere kural olarak %19 KDV uygulanır; Kleinunternehmer değilseniz.
- AB'deki işletmelerde genellikle Reverse Charge geçerlidir: Alman KDV'si yok, iki USt-IdNr. ve “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” ibaresi.
- Almanya içindeki işletmelere kesilen faturalarda e-fatura kademeli olarak zorunlu olur; düz PDF yeterli olmayacak.
Bu yazı kimin için?
Doğrudan şirketlere fatura kesen yazılımcılar, danışmanlar, sistem yöneticileri ve diğer BT serbest çalışanları için. Serbest meslek (§ 18 EStG) mi yoksa ticari faaliyet mi sayıldığınıza vergi dairesi fiili faaliyete göre karar verir; fatura biçimi için fark yoktur. Bireysel müşterilerde farklı kurallar olabilir, burada ele alınmaz.
Faturada hangi bilgiler zorunlu?
§ 14 md. 4 UStG uyarınca fatura, diğerlerinin yanı sıra şunları içerir:
- sizin ve müşterinin tam adı ve adresi
- vergi numaranız (Steuernummer) veya USt-IdNr.
- düzenleme tarihi ve benzersiz, ardışık fatura numarası
- hizmetin türü ve kapsamı
- hizmetin gerçekleştiği zaman (tarih veya dönem)
- tutar, KDV oranı ve KDV tutarı veya muafiyet ibaresi
Hizmetlerde genellikle tek bir tarih yerine hizmet dönemi yazılır (“01.–31.10.2026”). Fatura numaraları için: “Fatura numarası verme”.
Saatlik ücret, sabit fiyat veya aşamalar
Faturalama biçimini sözleşmeniz belirler. Faturada hizmet müşteri için izlenebilir olmalıdır:
- Saatlik: saat sayısı, saatlik ücret ve dönem. Ek olarak saat çizelgesi yaygındır.
- Sabit fiyat: proje adı ve varsa ulaşılan aşama.
- Kısmi faturalar: açıkça belirtin ve nihai faturada mahsup edin (önceki faturaları numara ve tutarla yazın).
- Süreli hizmetler (bakım, hosting): her fatura için dönem ve açıklama.
Örnek satır: “Ödeme sağlayıcı API entegrasyonu, 24 saat × 95,00 € = 2.280,00 €, hizmet dönemi 01.–31.10.2026, proje Webshop-Relaunch”.
Müşteri Almanya'da, AB'de mi, üçüncü ülkede mi?
KDV, hizmetin yerine göre belirlenir. İşletmelere verilen hizmetlerde bu kural olarak müşterinin merkezinin bulunduğu yerdir (§ 3a md. 2 UStG).
| Müşteri | Faturada KDV | Notlar |
|---|---|---|
| Almanya'daki işletme | Kural olarak %19 (§ 19 UStG hariç) | E-Rechnung kademeli |
| Başka AB ülkesindeki işletme | Kural olarak Alman KDV'si yok (Reverse Charge) | İki USt-IdNr., Reverse Charge ibaresi, Zusammenfassende Meldung |
| Üçüncü ülkedeki işletme (ABD, İngiltere, İsviçre) | Kural olarak Alman KDV'si yok, Almanya'da vergilendirilmez | Hizmet yeri ibaresi önerilir; müşteri ülkesinde kendi kuralları olabilir |
| Gerçek kişi | Farklı kurallar olabilir | Duruma göre kontrol edin |
AB durumunda fatura, hizmeti izleyen ayın 15. gününe kadar düzenlenir (§ 14a UStG). Ayrıntılar: Reverse Charge açıklaması.
Önemli: KDV'siz fatura kesmeden önce AB müşterinizin USt-IdNr. numarasını kontrol edin. Geçerli numarasız Reverse Charge faturası ek tarhiyata yol açabilir.
Zusammenfassende Meldung'u unutmayın
Diğer AB ülkelerindeki işletmelere vergiye tabi hizmet veriyorsanız bunları genellikle Zusammenfassende Meldung ile Bundeszentralamt für Steuern'e bildirirsiniz. Hizmetlerde çeyreklik dönem geçerlidir; çeyrek sonunu izleyen ayın 25. gününe kadar verilir (§ 18a UStG). Yalnızca Almanya içinde çalışıyorsanız gerekmez. Kleinunternehmer kural olarak muaftır.
Kleinunternehmer
§ 19 UStG kapsamında Kleinunternehmer olarak KDV göstermez, § 19 UStG'ye atıf yaparsınız. Güncel sınırlar (önceki yıl 25.000 €, cari yıl 100.000 €) ve tüm zorunlu bilgiler için: “Kleinunternehmer faturaları”.
E-Rechnung: ne değişiyor?
Almanya içindeki işletmeler arası işlemlerde:
- Alma: 1 Ocak 2025'ten beri işletmelerin e-fatura alabilmesi gerekir.
- Düzenleme: 31 Aralık 2026'ya kadar kâğıt ve PDF fatura geçiş döneminde mümkündür; önceki yıl cirosu 800.000 € altı olanlar için 31 Aralık 2027'ye kadar; 1 Ocak 2028'den itibaren herkes için zorunludur.
- Biçim: E-fatura, EN 16931'e göre yapılandırılmış veri setidir (XRechnung veya ZUGFeRD). Düz PDF sayılmaz.
BMF-Schreiben'e göre yurt dışı müşterilere kesilen faturalar bu zorunluluğun kapsamında değildir. Yurt dışı müşterinin belirli bir biçim isteyip istemediği sözleşme konusudur. Dosyanızı zorunlu alanlar için E-Rechnung doğrulayıcı ile kontrol edebilirsiniz. Süreler: E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Sık yapılan hatalar
- Reverse Charge geçerliyken KDV gösterilmesi; yine de ödemeniz gerekir (§ 14c UStG).
- Hizmet dönemi eksik veya yalnızca “teklif doğrultusunda proje”.
- Fatura numaralarında boşluk veya tekrar.
- AB müşterinin USt-IdNr. numarasının kontrol edilmemesi.
- Zusammenfassende Meldung'un unutulması.
SSS
BT freelancer faturada KDV göstermek zorunda mı? Almanya'daki işletme müşterilerinde kural olarak evet (%19), § 19 UStG kapsamında Kleinunternehmer değilseniz. AB'deki veya AB dışındaki işletmelerde hizmetin yeri alıcının ülkesi olduğundan genellikle Alman KDV'si gösterilmez (§ 3a md. 2 UStG).
AB müşterisine kesilen faturada neler olmalı? Hem sizin hem müşterinin USt-IdNr. numarası ve “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (Reverse Charge) ibaresi. § 14a UStG uyarınca fatura izleyen ayın 15. gününe kadar düzenlenir.
Zusammenfassende Meldung vermem gerekir mi? Diğer AB ülkelerindeki işletmelere vergiye tabi hizmet veriyorsanız kural olarak evet. Genellikle üç ayda bir, çeyrek sonrasının 25. gününe kadar verilir (§ 18a UStG). Kleinunternehmer kural olarak muaftır.
2027'den itibaren E-Rechnung düzenlemek zorunda mıyım? Almanya içindeki işletmeler arası faturalarda zorunluluk kademeli gelir: 2026 sonuna kadar geçiş kuralları, önceki yıl cirosu 800.000 € altı olanlar için 2027 sonuna kadar, 1 Ocak 2028'den itibaren herkes için. E-Rechnung almayı 1 Ocak 2025'ten beri yapabiliyor olmanız gerekir.
Sonuç
İyi bir BT faturası net hizmet tanımı, hizmet dönemi, müşterinin konumuna göre doğru KDV işlemi ve AB müşterilerinde Reverse Charge ibaresi ile Zusammenfassende Meldung içerir. BT freelancer fatura oluşturucu ile saatlik ücretli PDF fatura hazırlayabilirsiniz; ayrıca BT danışmanları için şablon mevcuttur.
