Коротко:
- Счета и бухгалтерские документы нужно хранить 8 лет с 1 января 2025 года, а не 10, как раньше.
- Электронные счета нужно архивировать в исходном электронном формате — распечатка не подходит.
- Официального «сертификата GoBD» не существует; ответственность лежит на предприятии, а не на программе.
- В последний раз GoBD обновлялись 14 июля 2025 года, в том числе из-за обязательного E-Rechnung.
Что такое GoBD?
GoBD («Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff» — принципы надлежащего ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным) — это административный циркуляр Федерального министерства финансов Германии. Он конкретизирует, как законодательные требования к ведению учёта и хранению документов (§§ 140–147 AO, § 14b UStG) должны выполняться в цифровой бухгалтерии. Базовая версия датирована 28 ноября 2019 года; с тех пор она неоднократно обновлялась — последний раз 11 марта 2024 года и 14 июля 2025 года, в том числе с учётом обязательного E-Rechnung в B2B-секторе, действующего с 1 января 2025 года.
Сроки хранения: обзор
| Тип документа | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Счета, бухгалтерские документы | 8 лет (с 1.1.2025, ранее 10 лет) | § 147 AO, § 14b UStG |
| Книги, инвентаризации, годовые отчёты | 10 лет | § 147 AO |
| Торговая и деловая переписка | 6 лет | § 147 AO |
Срок начинается только с конца календарного года, в котором была сделана последняя запись или документ был создан либо получен — а не с даты самого счёта.
Главные принципы GoBD для архивирования
- Полнота: все значимые для бизнеса документы должны фиксироваться без пропусков и без последующего удаления.
- Прослеживаемость: сторонний специалист должен иметь возможность за разумное время получить представление о хозяйственных операциях.
- Неизменность (защита от изменений): заархивированные документы нельзя незаметно изменять по содержанию впоследствии. Любое последующее изменение должно прослеживаемо фиксироваться.
- Своевременность учёта: записи должны вестись оперативно, а не восстанавливаться по памяти месяцы спустя.
- Хранение в исходном формате: электронно полученный счёт (PDF, XRechnung, ZUGFeRD) нужно архивировать тоже в электронном виде — распечатка не заменяет оригинал, а для структурированных E-Rechnung это и вовсе недостаточно, поскольку теряются машиночитаемые данные. О том, чем структурированный E-Rechnung технически отличается от PDF, мы рассказываем в статье «Was ist XRechnung?».
Миф о «сертификате GoBD»
Многие производители программного обеспечения рекламируют якобы существующий «сертификат GoBD». На самом деле его не существует: налоговые органы не выдают положительных заключений для бухгалтерского ПО и не делают общеобязательных заявлений о соответствии GoBD того или иного продукта. То, что предлагается на рынке как «сертификат», — это, как правило, заключения частных аудиторов или консалтинговых компаний: полезны как ориентир при выборе ПО, но не имеют обязательной силы для налогового инспектора.
Следствие: даже лучшая программа не освобождает вас от собственной обязанности проявлять должную осмотрительность. Соответствие GoBD — это в первую очередь вопрос ваших внутренних процессов: например, того, что уже отправленный счёт вы действительно не удаляете и не изменяете задним числом, а последовательно сторнируете (см. нашу статью о нумерации счетов) — и лишь во вторую очередь вопрос используемого инструмента.
Практический чек-лист архивирования
- Проверьте формат: храните электронные счета (XRechnung, ZUGFeRD) в исходном электронном формате, а не только как распечатку.
- Следите за сроком: отсчитывайте 8-летний срок с конца соответствующего календарного года, а не с даты счёта.
- Обеспечьте доступ: документы должны оставаться доступными и читаемыми на протяжении всего срока — даже после возможной смены ПО или поставщика.
- Документируйте изменения: никогда не перезаписывайте исправления в документах — отражайте их прослеживаемо через сторно-счета или корректировки.
- Ведите документацию процесса: письменно зафиксируйте, как вы фиксируете, архивируете и защищаете документы от потери — GoBD прямо требует этого независимо от используемого ПО.
Счета, которые вы создаёте на нашей платформе, остаются доступны в структурированном виде на протяжении срока действия вашего аккаунта; однако за все 8 лет установленного законом срока хранения ответственность за доступность и неизменность документов несёте именно вы как предприниматель — например, с помощью собственных регулярных экспортов или резервных копий. Вы можете в любой момент создать E-Rechnung и проверить структуру файлов с помощью нашего ZUGFeRD-валидатора.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько нужно хранить счета в Германии? Счета и другие бухгалтерские документы нужно хранить 8 лет — с 1 января 2025 года (раньше было 10 лет). Книги и годовые отчёты по-прежнему хранятся 10 лет. Срок отсчитывается с конца календарного года, в котором счёт был выставлен или получен.
Существует ли официальный «сертификат GoBD»? Нет. Налоговые органы Германии не выдают положительных заключений для программного обеспечения. «Сертификаты» от сторонних компаний — это маркетинговый инструмент, не имеющий обязательной силы для налогового инспектора: ответственность за соответствие GoBD лежит на самом предприятии, а не на используемой программе.
Нужно ли распечатывать полученный XRechnung и подшивать в папку? Нет, и это даже неправильно: электронные счета нужно хранить в исходном электронном формате. Одной распечатки недостаточно, потому что теряются машиночитаемые данные оригинала.
Что означает «неизменность» при архивировании по GoBD? Уже заархивированный документ нельзя впоследствии изменить по существу без прослеживаемой фиксации этого изменения. Это касается как технологии, так и ваших собственных внутренних процессов.
Достаточно ли обычного облачного хранилища (например, Google Drive) для архивирования по GoBD? Обычное файловое хранилище без отслеживания изменений и без структурированного, машинно-обрабатываемого хранения, как правило, не удовлетворяет требованиям GoBD в полной мере. Решение, разработанное специально для бухгалтерских целей, — более надёжный выбор.
Итоги
Соответствие GoBD при архивировании — это не функция программы, которую можно один раз купить и забыть, а непрерывный процесс: правильные сроки, правильный формат и прослеживаемые процедуры при исправлениях. Тот, кто полагается исключительно на маркетинговый «сертификат», не наведя порядок в собственных процессах, не защищён автоматически на случай налоговой проверки.
