Если вы только начинаете работать на себя в Германии — будь то разработка, дизайн, консультации, переводы или любая другая услуга, — рано или поздно встаёт вопрос: как правильно выставить первый счёт (Rechnung), чтобы он был законным и его точно оплатили. В отличие от многих стран, в Германии это не формальность: неправильно оформленный счёт может стоить вам вычета НДС у клиента, а в редких случаях — и претензий от Finanzamt к вам самим.
Коротко (TL;DR):
- Прежде чем выставлять счета, нужно встать на налоговый учёт в Finanzamt и получить Steuernummer.
- Каждый счёт должен содержать обязательные реквизиты по § 14 UStG — без них он формально недействителен.
- Нужно выбрать налоговый статус: Kleinunternehmer (без НДС, пороги 25 000 € / 100 000 €) или обычное налогообложение.
- С 2025 года действует обязанность принимать электронные счета (E-Rechnung) в B2B-сегменте; для отправки счетов физлицам это пока не требуется.
- Счета нужно хранить 8 лет.
Кому подходит эта инструкция
Это руководство — для тех, кто регистрируется как Freiberufler или ведёт Kleingewerbe в Германии и выставляет счета впервые: фрилансеров, консультантов, ремесленников, digital nomads на легальном статусе. Если вы уже давно ведёте бизнес и ищете детальный чек-лист обязательных полей счёта, вам, возможно, будет полезнее наша статья «Rechnung richtig schreiben» со всеми 9 пунктами по § 14 UStG. Эта же статья — про сам процесс: с чего начать и что сделать по шагам.
Шаг 1. Определите свой статус: Freiberufler или Gewerbe
Прежде чем выставить хоть один счёт, нужно понять, к какой категории относится ваша деятельность.
- Freiberufler (свободная профессия, § 18 EStG): к этой категории относятся, например, IT-консультанты, разработчики, дизайнеры, переводчики, врачи, юристы, журналисты — виды деятельности, основанные на личной квалификации. Freiberufler не платят промысловый налог (Gewerbesteuer) и не обязаны регистрироваться в торговом реестре (Handelsregister).
- Gewerbe: большинство остальных видов коммерческой деятельности (торговля, часть ремесленных и агентских услуг). Требует Gewerbeanmeldung в местном Gewerbeamt и, как правило, уплаты Gewerbesteuer сверх определённого порога прибыли.
Однозначно отнести конкретную деятельность к той или иной категории может только Finanzamt — при малейших сомнениях (особенно на стыке, например, IT-консалтинг vs. разработка ПО как продукта) стоит уточнить у Steuerberater до регистрации, а не после.
Шаг 2. Встаньте на налоговый учёт
Чтобы вообще иметь право выставлять счета, нужно зарегистрироваться в Finanzamt — для Freiberufler это делается напрямую подачей Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (обычно через портал ELSTER), для Gewerbe — сначала через Gewerbeamt, который сам уведомляет Finanzamt.
После обработки анкеты Finanzamt присваивает вам Steuernummer — налоговый номер, который обязателен на каждом счёте по § 14 UStG. Если планируете работать с клиентами из других стран ЕС, в той же анкете можно сразу запросить USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
Шаг 3. Выберите режим НДС: Kleinunternehmer или обычное налогообложение
В той же анкете для Finanzamt вы указываете, хотите ли воспользоваться Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG):
| Kleinunternehmer | Regelbesteuerung | |
|---|---|---|
| НДС в счетах | Не начисляется | 19% (или 7% для отдельных категорий) |
| Условие | Оборот ≤ 25 000 € в прошлом году и ≤ 100 000 € в текущем | Без ограничений по обороту |
| Vorsteuerabzug (вычет входящего НДС) | Недоступен | Доступен |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Не подаётся | Подаётся регулярно |
Если вы работаете в основном с частными клиентами и у вас немного расходов на старте — Kleinunternehmer часто проще для входа. Если у вас крупные первоначальные вложения (оборудование, ПО) или клиенты — только компании, которым важен вычет вашего НДС, стоит взвесить Regelbesteuerung. Подробный разбор порогов и формулировок для счёта — в статье «Rechnungen als Kleinunternehmer».
Шаг 4. Соберите обязательные данные для счёта
Прежде чем создавать первый счёт, у вас должны быть под рукой:
- Ваше полное имя и юридический адрес (плюс название компании/бренд, если есть).
- Ваш Steuernummer или USt-IdNr.
- Полные и точные данные клиента, включая организационно-правовую форму (GmbH, AG и т. д.).
- Чёткое, детальное описание услуги — не «консультации», а «настройка CI/CD-пайплайна, 12 часов».
Полный список из 9 обязательных полей по § 14 UStG (включая нумерацию счетов, период оказания услуг, разбивку по ставкам НДС и т. д.) собран в отдельной статье — используйте её как чек-лист перед отправкой каждого счёта.
Шаг 5. Выберите инструмент и выставите первый счёт
Word-шаблон подходит для разовых счетов, но быстро становится рискованным: легко забыть увеличить номер счёта, перепутать ставку НДС или упустить обязательное поле — а с 2027–2028 годов такие ручные PDF-счета для B2B-сектора и вовсе перестанут соответствовать требованиям по мере введения обязательной отправки E-Rechnung.
Чтобы не отслеживать всё вручную, можно создать E-Rechnung прямо в браузере: система сама подставит обязательные поля, применит нужный налоговый режим (включая формулировку для Kleinunternehmer) и сгенерирует корректный XML/ZUGFeRD-файл.
Шаг 6. Разберитесь, нужен ли E-Rechnung именно вам
С 1 января 2025 года каждая компания в Германии обязана быть технически готова принимать структурированные электронные счета (XRechnung или ZUGFeRD) от других компаний. Для отправки таких счетов действуют переходные периоды до 2027 года (для компаний с оборотом свыше 800 000 € в прошлом году) и до 2028 года (для всех остальных плательщиков НДС) — подробнее о форматах и сроках в статье «Was ist XRechnung?».
Если ваш клиент — частное лицо или компания за пределами Германии, обязательный структурированный формат пока не требуется, но обычный PDF по-прежнему должен содержать все реквизиты по § 14 UStG.
Шаг 7. Архивируйте счета правильно
Выставленный счёт — это ещё и Buchungsbeleg. С 1 января 2025 года срок хранения счетов и первичных документов сократился с 10 до 8 лет (срок считается с конца календарного года выставления). Хранить нужно в исходном формате: если счёт пришёл или был отправлен как XML/ZUGFeRD, распечатанный PDF без исходного файла не защитит вас при налоговой проверке.
Типичные ошибки новичков
- Выставляют счёт до получения Steuernummer. Без налогового номера счёт формально не соответствует § 14 UStG — лучше дождаться ответа от Finanzamt.
- Путают Kleinunternehmer и «просто не указываю НДС». Если вы не подавали заявление на Kleinunternehmerregelung, отсутствие НДС в счёте — это ошибка, а не льгота.
- Забывают формулировку про § 19 UStG. Для Kleinunternehmer в счёте обязательно должна быть фраза вроде «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet» — иначе счёт считается оформленным неверно.
- Присваивают номера счетов не по порядку или задним числом переиздают «тот же» счёт с новыми данными — это прямой сигнал для налогового инспектора при проверке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли регистрироваться в Finanzamt, прежде чем выставить первый счёт? Да. Вы подаёте Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (обычно через ELSTER), после чего Finanzamt присваивает вам Steuernummer — без неё счёт формально недействителен по § 14 UStG.
Чем Freiberufler отличается от Gewerbetreibende? Freiberufler — это свободные профессии по § 18 EStG (например, IT-консультант, дизайнер, переводчик, врач); они не платят Gewerbesteuer и не регистрируются в торговом реестре. Остальные виды деятельности обычно считаются Gewerbe. Точное отнесение вашей деятельности определяет Finanzamt.
Что выбрать: Kleinunternehmer или Regelbesteuerung? Kleinunternehmer (§ 19 UStG) доступен, если оборот в прошлом году не превысил 25 000 €, а в текущем — не превысит 100 000 €; тогда вы не начисляете НДС и не подаёте Umsatzsteuervoranmeldung, но и не можете принять к вычету входящий НДС. Что выгоднее в вашем случае — вопрос для Steuerberater.
Обязательно ли использовать XRechnung или ZUGFeRD для первого счёта? Если ваш клиент — компания в Германии (B2B), с 1 января 2025 года он обязан быть готов принять структурированный E-Rechnung, хотя переходные периоды для отправки таких счетов действуют до 2027–2028 годов в зависимости от оборота. Для физлиц (B2C) или зарубежных клиентов структурированный формат не требуется.
Сколько нужно хранить копии выставленных счетов? Счета и другие Buchungsbelege нужно хранить 8 лет (с 1 января 2025 года, ранее было 10 лет) — срок отсчитывается с конца календарного года, в котором счёт выставлен.
Итоги (Fazit)
Выставление первого счёта в Германии — это не только про красивый шаблон, а про последовательность: статус → Steuernummer → налоговый режим → корректные реквизиты → правильный формат для клиента → архивирование. Пройдя эти шаги один раз осознанно, дальше вы просто повторяете процесс — особенно если он частично автоматизирован.
Когда все шаги пройдены и данные собраны, выставить свой первый счёт можно за несколько минут — без установки ПО и без кредитной карты.
