Цифровизация бухгалтерии в Германии достигла того этапа, когда электронные счета (E-Rechnung) становятся обязательными. С постепенным введением обязанности выставлять электронные счета в секторе B2B (Business-to-Business) с 2025 года, эта тема затрагивает каждую компанию — от фрилансеров до крупных корпораций.
В центре этих изменений находится формат XRechnung.
Но что именно скрывается за этим форматом? Почему обычного PDF-файла больше недостаточно? И как убедиться, что ваша компания технически и юридически готова? В этом руководстве мы разберем все аспекты XRechnung.
1. Определение: Что такое XRechnung?
XRechnung — это формат данных на базе XML для электронных счетов, который изначально был разработан для работы с государственными органами Германии, но теперь становится стандартом и в B2B-секторе.
Главное отличие от традиционных цифровых счетов (например, PDF) заключается в машинной читаемости. PDF — это цифровой лист бумаги для человеческого глаза. XRechnung — это структурированный набор данных. Бухгалтерские системы могут автоматически считывать информацию (номер счета, сумму, налоги) из XML-файла без ручного ввода.
Правовая база
XRechnung базируется на европейском стандарте EN 16931. Он поддерживает два синтаксиса XML:
- UBL (Universal Business Language)
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
Важно: Согласно новым законам, обычный PDF-счет, отправленный по электронной почте, с 2025 года юридически больше не считается электронным счетом (E-Rechnung) в B2B-среде.
2. Переходный период с 2025 года: Что меняется в B2B?
Закон о возможностях роста (Wachstumschancengesetz) обязывает немецкие компании перейти на электронные счета.
Сроки перехода:
- С 1 января 2025 года: Каждая компания (включая Kleinunternehmer) должна быть технически готова принимать и обрабатывать структурированные электронные счета. Согласие получателя на получение такого счета больше не требуется.
- С 1 января 2027 года: Компании с оборотом более 800 000 евро за предыдущий год обязаны отправлять электронные счета в секторе B2B.
- С 1 января 2028 года: Обязанность отправлять электронные счета распространяется на все компании в секторе B2B.
3. XRechnung против ZUGFeRD: В чем разница?
Помимо XRechnung, в Германии популярен формат ZUGFeRD. Оба формата соответствуют стандарту EN 16931, но работают по-разному.
| Характеристика | XRechnung | ZUGFeRD (начиная с версии 2.1) |
|---|---|---|
| Формат | Чистый XML-файл | Гибридный формат (PDF/A-3 со встроенным XML) |
| Читаемость | Только для машин/программ | Машинно-читаемый (XML) И визуальный (PDF) |
Что выбрать? Для госзаказов часто обязателен XRechnung. В B2B секторе крайне популярен ZUGFeRD благодаря удобству PDF. Чтобы быть уверенными в корректности ваших файлов, вы можете в любой момент использовать наш валидатор ZUGFeRD, который проверяет XML-структуру на наличие ошибок.
4. Leitweg-ID: Ключ для работы с государством
Если вы выставляете счета государственным заказчикам, вам понадобится Leitweg-ID. Это уникальный идентификационный номер, который позволяет направить счет в нужное ведомство. Без него центральные порталы приема счетов отклонят ваш XRechnung.
5. Как создать и отправить XRechnung?
Создать XML-файл вручную практически невозможно. Вам потребуется программное обеспечение.
Самый простой путь для фрилансеров и малого бизнеса — использовать облачные решения. С помощью нашей платформы вы можете создать электронный счет (E-Rechnung) за пару кликов в полном соответствии с законом. Если вы только начинаете бизнес в Германии и хотите ознакомиться с обязательными полями по § 14 UStG, мы рекомендуем ознакомиться с Solobuch.
6. Прием и архивация по стандартам GoBD
Счета нужно не только отправлять, но и правильно хранить. Главное правило GoBD: Электронные счета должны храниться в том формате, в котором они были получены.
Если вы получили XML-файл, распечатать его недостаточно. Оригинальный файл должен храниться в неизменном виде в течение 8 лет (с 1 января 2025 года, ранее — 10 лет).
Итоги (Takeaways)
- Данные вместо бумаги: PDF-счета больше не будут соответствовать требованиям для B2B с 2025 года.
- Действуйте до 2025 года: Ваша компания должна уметь принимать счета в форматах XRechnung или ZUGFeRD.
- Архивация: Храните оригинальные XML/гибридные файлы 8 лет (с 1 января 2025 года, ранее — 10 лет).
