Коротко:
- Счёт IT-фрилансера содержит те же обязательные реквизиты, что и любой другой (§ 14 UStG). Особенности появляются при почасовой оплате, проектах с этапами и зарубежных клиентах.
- Клиенту в Германии, как правило, выставляется НДС 19 %, если вы не Kleinunternehmer.
- Для предпринимателей в ЕС обычно действует Reverse Charge: без немецкого НДС, с двумя USt-IdNr. и пометкой «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers».
- Для счетов внутри Германии электронный счёт вводится поэтапно: обычного PDF будет недостаточно.
Для кого эта статья
Для разработчиков, консультантов, администраторов и других IT-самозанятых, работающих напрямую с компаниями. Относитесь ли вы к свободным профессиям (§ 18 EStG) или к промыслу (Gewerbe), определяет налоговая по фактической деятельности; на формат счёта это не влияет. Клиенты-физлица могут подпадать под другие правила, здесь они не рассматриваются.
Какие реквизиты обязательны
По § 14 абз. 4 UStG счёт содержит, в частности:
- полные имя и адрес ваши и клиента
- вашу Steuernummer или USt-IdNr.
- дату выставления и уникальный последовательный номер
- вид и объём услуги
- момент оказания услуги (дата или период)
- сумму, ставку и размер НДС либо указание на освобождение
Для услуг обычно указывают период («01.–31.10.2026») вместо одной даты. О нумерации счетов: «Нумерация счетов».
Почасовая оплата, фикс или этапы
Способ расчёта задан договором. В счёте услуга должна быть понятна клиенту:
- Почасовая: часы, ставка и период. Табель часов во вложении — обычная практика.
- Фиксированная цена: название проекта и, если оговорено, достигнутый этап.
- Авансовые/частичные счета: отметьте это явно и зачтите их в итоговом счёте (с номером и суммой ранее выставленных).
- Регулярные услуги (поддержка, хостинг): период и описание по каждому счёту.
Пример позиции: «Интеграция API платёжного провайдера, 24 ч × 95,00 € = 2 280,00 €, период 01.–31.10.2026, проект Webshop-Relaunch».
Клиент в Германии, ЕС или третьей стране
Налог определяется местом оказания услуги. Для услуг предпринимателям это, как правило, место нахождения клиента (§ 3a абз. 2 UStG).
| Клиент | НДС в счёте | Особенности |
|---|---|---|
| Предприниматель в Германии | Как правило, 19 % (кроме § 19 UStG) | E-Rechnung вводится поэтапно |
| Предприниматель в другой стране ЕС | Как правило, без немецкого НДС (Reverse Charge) | Две USt-IdNr., пометка Reverse Charge, Zusammenfassende Meldung |
| Предприниматель в третьей стране (США, Великобритания, Швейцария) | Как правило, без немецкого НДС, не облагается в Германии | Рекомендуется пометка о месте услуги; в стране клиента могут быть свои правила |
| Физическое лицо | Возможны иные правила | Проверять по случаю |
В ситуации с ЕС счёт выставляется до 15-го числа месяца, следующего за услугой (§ 14a UStG). Подробнее: Reverse Charge: объяснение.
Важно: проверьте USt-IdNr. клиента из ЕС, прежде чем выставлять счёт без НДС. Счёт с Reverse Charge без действительного номера может привести к доначислениям.
Не забудьте Zusammenfassende Meldung
Если вы оказываете облагаемые услуги предпринимателям в других странах ЕС, их обычно нужно указывать в Zusammenfassende Meldung (отчёт в Bundeszentralamt für Steuern). Для услуг действует квартальный ритм: подача до 25-го числа после окончания квартала (§ 18a UStG). Если вы работаете только внутри Германии, отчёт не нужен. Kleinunternehmer, как правило, освобождены.
Kleinunternehmer
Как Kleinunternehmer по § 19 UStG вы не указываете НДС и делаете ссылку на § 19 UStG. Актуальные пороги (25 000 € в прошлом году, 100 000 € в текущем) и все реквизиты — в статье «Счёт для Kleinunternehmer».
E-Rechnung: что меняется
Для операций между немецкими предпринимателями:
- Приём: с 1 января 2025 нужно уметь принимать электронные счета.
- Выставление: бумага и PDF допустимы в переходный период до 31 декабря 2026, до 31 декабря 2027 для оборота за прошлый год до 800 000 €, с 1 января 2028 — для всех.
- Формат: электронный счёт — структурированный набор данных по EN 16931 (XRechnung или ZUGFeRD). Обычный PDF таковым не является.
По BMF-Schreiben счета зарубежным клиентам обязанностью не охватываются. Нужен ли им особый формат — вопрос договора. Файл можно проверить на обязательные поля в валидаторе E-Rechnung. Сроки подробно: E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Частые ошибки
- Указан НДС, хотя действует Reverse Charge, — вы всё равно его должны (§ 14c UStG).
- Нет периода услуги или просто «проект по предложению».
- Пропуски и дубли в нумерации.
- USt-IdNr. клиента из ЕС не проверен.
- Забыт Zusammenfassende Meldung.
FAQ
Должен ли IT-фрилансер указывать НДС в счёте? Для клиентов-предпринимателей в Германии, как правило, да (19 %), если вы не Kleinunternehmer по § 19 UStG. Для предпринимателей в ЕС и вне ЕС немецкий НДС обычно не указывается, так как место услуги — страна получателя (§ 3a абз. 2 UStG).
Что указывать в счёте клиенту из ЕС? USt-IdNr. свой и клиента и пометку «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (Reverse Charge). Согласно § 14a UStG счёт выставляется до 15-го числа следующего месяца.
Нужна ли Zusammenfassende Meldung? Если вы оказываете облагаемые услуги предпринимателям в других странах ЕС — как правило, да. Подаётся обычно ежеквартально до 25-го числа после окончания квартала (§ 18a UStG). Kleinunternehmer, как правило, освобождены.
Нужно ли выставлять E-Rechnung с 2027 года? Для счетов внутри Германии между предпринимателями обязанность вводится поэтапно: переходные правила до конца 2026, до конца 2027 для оборота за прошлый год до 800 000 €, с 1 января 2028 для всех. Принимать E-Rechnung нужно уметь уже с 1 января 2025.
Итог
Хороший IT-счёт содержит чёткое описание услуги, период, правильную обработку НДС по месту клиента и, для клиентов из ЕС, пометку Reverse Charge и Zusammenfassende Meldung. Генератор счетов для IT-фрилансеров создаст PDF-счёт с почасовыми ставками; также есть шаблон для IT-консультантов.
