Herzlich willkommen bei Solobuch. Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung unserer e-Invoicing- und Buchhaltungsplattform. Bitte lesen Sie diese Bedingungen aufmerksam durch.
1. Geltungsbereich und Zielgruppe (Ausschließlich B2B)
Die Leistungen von Solobuch (Betreiber: mcarrow software UG (haftungsbeschränkt)) richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) werden nicht geschlossen. Mit der Registrierung und Nutzung unserer Plattform bestätigen Sie, dass Sie in Ausübung Ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln.
2. Vertragsgegenstand und Leistungen
Solobuch stellt eine webbasierte Software (SaaS) zur Erstellung, Verwaltung, Validierung und dem Export von Rechnungen, insbesondere in den elektronischen Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.3 (Factur-X), sowie zur Erfassung von Ausgabenbelegen bereit. Die Software unterstützt den Nutzer bei der Erfüllung buchhalterischer Anforderungen (z. B. durch Unveränderbarkeit finaler Rechnungen und strukturierte DATEV-Exporte). Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus der Beschreibung des vom Nutzer gewählten Tarifs (Free, Pro, Advanced oder Business). Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform (99,9 % im Jahresmittel), können jedoch wartungsbedingte Ausfälle nicht gänzlich ausschließen. Die vereinbarte Verfügbarkeit von 99,9 % im Jahresmittel versteht sich abzüglich geplanter oder notwendiger Wartungsarbeiten, die dem Nutzer nach Möglichkeit rechtzeitig im Voraus angekündigt werden.
3. Registrierung und Vertragsabschluss
Die Nutzung der Plattform erfordert eine Registrierung. Der Vertrag über die Nutzung kommt durch den erfolgreichen Abschluss des Registrierungsprozesses zustande. Sie sind verpflichtet, alle bei der Registrierung und Profilerstellung geforderten Angaben (Name, E-Mail, Steuernummer etc.) wahrheitsgemäß und vollständig zu machen und diese stets aktuell zu halten.
4. Tarife, Zahlungsbedingungen und Stripe
Die Nutzung bestimmter Funktionen (z.B. unbegrenzte Rechnungen, Steuervorschau) ist kostenpflichtig. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (falls anwendbar). Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Abonnements verlängern sich automatisch um den jeweiligen Abrechnungszeitraum, sofern sie nicht vor Ablauf gekündigt werden. Sie können Ihr Abonnement jederzeit über das Stripe-Kundenportal in Ihren Profileinstellungen kündigen oder ändern. Der Nutzer ist zur Aufrechnung oder Zurückbehaltung von fälligen Zahlungen nur berechtigt, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt oder durch uns unbestritten sind.
5. Pflichten des Nutzers
Sie sind für die rechtliche Korrektheit der mit Solobuch erstellten Rechnungen und steuerlichen Angaben (z.B. Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG) selbst verantwortlich. Solobuch erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Der Nutzer verpflichtet sich, die Plattform nicht missbräuchlich oder gesetzeswidrig zu nutzen (z.B. kein Versand von Spam-E-Mails über den Rechnungsversand).
6. Haftungsbeschränkung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. (2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. (3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. (4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der Absätze 1 bis 3 nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger, dem Risiko angemessener Datensicherung durch den Nutzer (insbesondere regelmäßige Exporte nach § 11) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. (5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Ansprüche nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt. Soweit in diesen AGB an anderer Stelle Haftungsbeschränkungen geregelt sind, gelten sie nur im Rahmen dieses § 6.
7. Urheberrecht und Nutzungsrechte
Die Plattform Solobuch und ihre Inhalte (Texte, Grafiken, Software, Design) sind urheberrechtlich geschützt. Wir gewähren Ihnen für die Laufzeit des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Plattform für Ihre eigenen internen geschäftlichen Zwecke.
8. Schlussbestimmungen (Anwendbares Recht & Gerichtsstand)
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sofern es sich beim Nutzer um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt, ist der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Inhabers (Altena / Hagen, Deutschland).
9. Zugangslinks für Steuerberater & öffentliche Rechnungslinks (Haftung & DSGVO)
Der Nutzer nimmt zur Kenntnis, dass der Service Funktionalitäten zur Erstellung von unindizierten, über kryptografisch sichere Tokens aufrufbaren Ansichten bereitstellt (z. B. Steuerberater-Portal, öffentliche Rechnungslinks). Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für die Vertraulichkeit und sorgfältige Weitergabe dieser Zugangslinks an Dritte (z. B. Steuerberater, Buchhalter). Für eine unbefugte Einsichtnahme oder Datenoffenlegung, die darauf beruht, dass der Nutzer solche Links weitergibt oder verliert, haftet der Anbieter nicht. Die Haftung des Anbieters für eigene Pflichtverletzungen, insbesondere für Sicherheitsmängel in seinem Verantwortungsbereich, richtet sich nach § 6. Der Nutzer kann generierte Steuerberater-Zugangslinks jederzeit in den Kontoeinstellungen widerrufen.
10. Automatische Belegerkennung (OCR) und Prüfpflicht des Nutzers
Solobuch stellt Funktionen zur automatisierten Belegerkennung (Optical Character Recognition / OCR) und Datenextraktion bereit, um die Erfassung von Ausgaben und Belegen zu erleichtern. Der Nutzer nimmt ausdrücklich zur Kenntnis, dass es sich hierbei lediglich um ein technisches Hilfswerkzeug handelt. Die OCR-Technologie und automatisierte Algorithmen können fehleranfällig sein (z. B. bedingt durch mangelhafte Scan- oder Bildqualität, unübersichtliche Beleglayouts, Handschrift oder unvollständige Texterkennung). Der Nutzer ist vor dem endgültigen Speichern oder Verbuchen einer Ausgabe stets verpflichtet, alle automatisch erfassten Daten – insbesondere Rechnungssteller/Händler, Belegdatum, Rechnungsbeträge (Netto-, Steuer- und Bruttobetrag), Steuersätze, Währung und Zahlungsdetails – eigenständig und sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls manuell zu korrigieren. Ein blindes Vertrauen auf die automatische Erkennung ist unzulässig. Die automatisierte Belegerkennung ersetzt keinesfalls die eigenverantwortliche Prüfung durch den Nutzer. Für fehlerhafte Buchungen, fehlerhafte Steuerangaben, Steuernachforderungen oder sonstige Schäden, die darauf beruhen, dass der Nutzer OCR-Ergebnisse ungeprüft übernimmt, haftet der Anbieter nur nach Maßgabe von § 6.
11. Aufbewahrungspflichten und Datenlöschung
Der Nutzer ist allein dafür verantwortlich, die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen (insbesondere gemäß § 147 AO, § 257 HGB und den GoBD) für seine steuerlich relevanten Dokumente einzuhalten. Solobuch stellt kein zertifiziertes behördliches Langzeitarchiv dar. Wir stellen dem Nutzer seine Rechnungsdaten, Belege und Buchungspakete (z. B. DATEV EXTF 700 + ZIP, PDF/XML) während der aktiven Vertragslaufzeit zum Download und Export zur Verfügung. Der Nutzer ist gehalten, seine Dokumente und Exportdateien regelmäßig herunterzuladen und in einem eigenen ordnungsmäßigen Archivierungssystem aufzubewahren oder an seinen Steuerberater zu übergeben. Nach Beendigung des Vertrages kann der Nutzer seine Daten noch mindestens 30 Tage abrufen und exportieren (§ 17). Danach löscht der Anbieter alle im Rahmen des Vertrages gespeicherten Daten vollständig und unwiderruflich, soweit er nicht selbst gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist. Löscht der Nutzer sein Konto selbst über die Profileinstellungen, werden die Daten sofort gelöscht. Ein Anspruch auf Wiederherstellung gelöschter Daten besteht nicht.
12. Kostenlose Dienste (Freemium-Tarif)
Soweit der Anbieter Dienste, Funktionen oder Tarife (z. B. den Tarif „Free“) kostenlos zur Verfügung stellt, kann er diese aus sachlichem Grund (z. B. technische Weiterentwicklung, Missbrauch, Wirtschaftlichkeit) einschränken, ändern oder einstellen. Die Einstellung eines kostenlosen Tarifs oder die Einschränkung des Zugriffs auf gespeicherte Daten kündigt der Anbieter mindestens vier Wochen im Voraus in Textform an; der Datenexport nach § 17 bleibt in dieser Zeit möglich. Ein Anspruch auf Minderung oder Erstattung besteht bei kostenlosen Leistungen nicht. Die Haftung richtet sich nach § 6.
13. Sperrung des Zugangs und Fair Use
Die Nutzung der Plattform und ihrer Schnittstellen (z. B. Belegerkennung, Rechnungsversand) ist nur im branchenüblichen Umfang gestattet ('Fair Use'). Bei einer übermäßigen Nutzung, die die technische Infrastruktur des Anbieters unverhältnismäßig belastet, behält sich der Anbieter das Recht vor, die entsprechenden Funktionen nach vorheriger Warnung zu drosseln. Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Nutzers zur Plattform vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn der Nutzer mit der Zahlung fälliger Beträge in Verzug ist oder gegen wesentliche vertragliche Pflichten (z. B. Verbot von Spam, rechtswidrigen Inhalten oder systemgefährdenden Handlungen) verstößt.
14. Preisanpassungen
Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für kostenpflichtige Abonnements maximal einmal jährlich an die allgemeine Kostenentwicklung (z. B. gestiegene Infrastruktur-, Personal- oder Drittanbieterkosten) anzupassen. Die Preisanpassung wird dem Nutzer spätestens vier Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Ist der Nutzer mit der Änderung nicht einverstanden, steht ihm ein außerordentliches Kündigungsrecht bis zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung zu.
15. Berufsgeheimnisträger und Datenschutz
(1) Verarbeitet der Nutzer mit Solobuch Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen (z. B. als Rechtsanwalt, Steuerberater, Arzt, Psychotherapeut oder Angehöriger eines anderen in § 203 StGB genannten Berufs), gilt ergänzend Folgendes. (2) Der Anbieter wirkt an der beruflichen Tätigkeit des Nutzers im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB mit. Er verpflichtet sich, über alle fremden Geheimnisse, die ihm dabei bekannt werden, Verschwiegenheit zu wahren, und sich nur insoweit Kenntnis von ihnen zu verschaffen, wie dies zur Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter ist darüber belehrt, dass die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar ist. (3) Der Anbieter verpflichtet alle Mitarbeitenden, die Zugang zu diesen Daten erhalten können, in Textform zur Verschwiegenheit und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung. Unterauftragnehmer (z. B. Hosting) setzt er nur ein, wenn sie in gleicher Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. (4) Diese Regelung ist eine Vereinbarung in Textform im Sinne von § 43e Abs. 3 BRAO und § 62a Abs. 3 StBerG. Sie gilt über das Vertragsende hinaus. Eine Einwilligung der Mandanten oder Patienten ist für die Inanspruchnahme des Anbieters nach Maßgabe von § 203 Abs. 3 StGB nicht erforderlich; berufsrechtliche Pflichten des Nutzers bleiben unberührt. (5) Der Anbieter verarbeitet die Daten nach den Vorgaben der DSGVO und beschränkt Zugriffsberechtigungen von Mitarbeitenden auf das erforderliche Minimum.
16. Vertragsübernahme und Änderung der AGB
Vertragsübernahme: Der Anbieter ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis mit einer Ankündigungsfrist von vier Wochen ganz oder teilweise auf einen Dritten zu übertragen. In diesem Fall hat der Nutzer das Recht, den Vertrag innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung außerordentlich zu kündigen. Änderung der AGB: Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Vorankündigung von mindestens vier Wochen in Textform (z. B. per E-Mail) zu ändern, sofern hierfür ein triftiger Grund vorliegt (insbesondere Gesetzesänderungen, Änderungen der Rechtsprechung, behördliche Vorgaben, technische Sicherheitsanforderungen oder funktionale Programmerweiterungen). Widerspricht der Nutzer den geänderten Bedingungen nicht vor deren Inkrafttreten in Textform und nutzt die Plattform weiter, gelten die Änderungen als genehmigt. Widerspricht der Nutzer, steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu. Auf diese Rechtsfolgen und das Kündigungsrecht wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen.
17. Anbieterwechsel und Datenexport (EU Data Act)
(1) Der Nutzer kann jederzeit verlangen, seine Daten zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur zu übertragen (Anbieterwechsel nach Art. 23 ff. Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). Die Frist zur Ankündigung des Wechsels beträgt höchstens zwei Monate; kürzere Kündigungsfristen des gewählten Tarifs bleiben unberührt. (2) Exportierbar sind insbesondere: Rechnungen als PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-/Factur-X-XML, Buchungsdaten im DATEV-Format (EXTF-CSV) mit Rechnungs-PDFs und Belegdateien als ZIP sowie Rechnungs- und Ausgabenlisten als CSV. Kunden- und Absenderprofile sowie alle übrigen vom Nutzer eingegebenen Daten, die er im gewählten Tarif nicht selbst exportieren kann, stellt der Anbieter auf Anfrage in einem gängigen maschinenlesbaren Format (JSON oder CSV) bereit. Nicht erfasst sind interne Daten des Anbieters (z. B. Quellcode, Sicherheitsprotokolle). (3) Nach Ablauf der Ankündigungsfrist unterstützt der Anbieter den Wechsel während eines Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen und erbringt die vereinbarten Leistungen in dieser Zeit weiter. Ist dies technisch nicht möglich, teilt der Anbieter dies innerhalb von 14 Werktagen nach dem Wechselverlangen begründet mit und kann den Übergangszeitraum auf höchstens sieben Monate verlängern. Der Nutzer kann den Übergangszeitraum einmalig verlängern. (4) Nach Ende des Übergangszeitraums kann der Nutzer seine Daten mindestens weitere 30 Tage abrufen. Danach werden alle Daten vollständig gelöscht, soweit der Anbieter nicht selbst gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist. (5) Für den Wechsel und den Datenexport erhebt der Anbieter keine Entgelte. (6) Mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels endet der Vertrag; der Anbieter informiert den Nutzer darüber unverzüglich.
18. Steuerfrist-Erinnerungen (Komfortfunktion)
(1) Der Tarif „Business“ enthält eine Erinnerungsfunktion zu Steuerfristen (E-Mail, Web-Push, Telegram). Sie ist eine zusätzliche Komfortfunktion und keine Hauptleistungspflicht des Anbieters. Der Anbieter schuldet insbesondere nicht, dass eine Erinnerung rechtzeitig, vollständig oder überhaupt zugestellt wird. (2) Die angezeigten Fristen werden anhand allgemeiner gesetzlicher Regeln und der vom Nutzer hinterlegten Angaben (z. B. Voranmeldungszeitraum, Dauerfristverlängerung, steuerliche Beratung) ermittelt und sind eine Orientierungshilfe. Maßgeblich sind allein die Bescheide und Mitteilungen des zuständigen Finanzamts. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, die Richtigkeit seiner Angaben zu prüfen und seine Steuerfristen einzuhalten; im Einzelfall können sich abweichende Fristen ergeben. (3) Eine Zustellung kann insbesondere unterbleiben oder sich verzögern durch Störungen bei Dienstleistern (E-Mail-, Push- oder Messenger-Anbieter), blockierte oder getrennte Kanäle, Spam-Filter, Geräte- oder Browsereinstellungen oder unvollständige bzw. unrichtige Angaben im Profil. Der Nutzer soll sich nicht ausschließlich auf diese Funktion verlassen. (4) Den Status der Zustellungen kann der Nutzer im Verlauf einsehen. „Übergeben“ bedeutet, dass die Nachricht an den jeweiligen Dienstleister übergeben wurde; es bedeutet nicht, dass sie zugestellt oder gelesen wurde. (5) Für die Haftung gilt § 6. § 5 (keine Steuer- oder Rechtsberatung) gilt entsprechend.