Lösungsklassen im Vergleich

E-Rechnung erstellen: Excel-Vorlage, Buchhaltungssoftware oder Rechnungsgenerator?

Diese Seite stellt drei Klassen von Lösungen nebeneinander und zeigt, für wen welche Klasse in der Regel passt. Zu einzelnen Programmen finden Sie weiter unten neutrale Überblicke.

Autor: Solobuch Team

Diese Seite beschreibt deutsches Recht.

Kurz zusammengefasst

Ein gewöhnliches PDF-, Word- oder Excel-Dokument ist keine E-Rechnung nach EN 16931. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im EN-16931-Profil).
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis zum 31. Dezember 2026 beziehungsweise 2027 (Vorjahresumsatz bis 800.000 €); ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
Welche Lösungsklasse passt, hängt von Rechnungsvolumen, Buchhaltungsbedarf und gewünschtem Einarbeitungsaufwand ab.
Solobuch gehört zur Klasse der schlanken Rechnungsgeneratoren. Aktuelle Tarife und Limits stehen auf der Seite Preise.

Die drei Lösungsklassen

Excel- oder Word-Vorlage

Für wen in der Regel geeignet

Für Selbstständige mit sehr wenigen Rechnungen, die keine strukturierten E-Rechnungen ausstellen müssen oder deren Empfänger einem anderen Format zugestimmt hat.

Vorteile

Bekannte Werkzeuge, wenn Excel oder Word ohnehin vorhanden ist.
Layout und Aufbau frei gestaltbar.

Grenzen

Das Ergebnis ist keine E-Rechnung nach EN 16931, auch nicht als PDF-Export.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Rechnungsnummern, Berechnungen und Archivierung liegen vollständig in Ihrer Hand.

All-in-One-Buchhaltungssoftware

Für wen in der Regel geeignet

Für Unternehmen, die Rechnungen, Belege und weitere Buchhaltungsaufgaben in einem System bündeln möchten.

Vorteile

Breiter Funktionsumfang über das reine Rechnungsschreiben hinaus.
Mehrere Aufgaben in einem System statt in mehreren Werkzeugen.

Grenzen

Umfang, Preise und unterstützte E-Rechnung-Formate unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif; sie sollten auf der jeweiligen Tarifseite geprüft werden.
Ein größerer Funktionsumfang kann mehr Einrichtungs- und Einarbeitungsaufwand bedeuten.

Schlanker Rechnungsgenerator (Solobuch)

Für wen in der Regel geeignet

Für Freelancer, Kleinunternehmer und Selbstständige, die vor allem Rechnungen schreiben und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben möchten.

Vorteile

Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD.
Kostenloser Tarif mit Monatslimit zum Ausprobieren; je nach Tarif DATEV-Export und Belegspeicher.

Grenzen

Funktionsumfang konzentriert sich auf Rechnungen, Ausgaben, Kunden und Exporte; keine vollständige Buchhaltungssoftware.
Im kostenlosen Tarif gelten ein Monatslimit und ein Wasserzeichen im PDF.

Kriterien im Überblick

Kriterium	Excel-/Word-Vorlage	All-in-One-Buchhaltung	Schlanker Rechnungsgenerator (Solobuch)
E-Rechnung-Formate (EN 16931)	Nein. PDF, Word und Excel sind keine E-Rechnung.	Je nach Anbieter und Tarif; bitte vor dem Kauf prüfen.	XRechnung und ZUGFeRD.
Archiv / DATEV-Export	Ablage und Archivierung manuell; kein DATEV-Export.	Je nach Anbieter und Tarif.	DATEV-Export und Cloud-Belegspeicher je nach Tarif.
Umfang	Nur das, was Sie selbst in der Vorlage aufbauen.	Breit; weitere Module neben der Rechnung möglich.	Rechnungen, Ausgaben, Kunden und Exporte; keine Lohnabrechnung.
Lernkurve	Vertraute Oberfläche; Pflichtangaben und Formeln müssen Sie selbst kennen und pflegen.	Hängt vom Funktionsumfang ab; Testzugänge helfen bei der Einschätzung.	Überschaubarer Umfang; im kostenlosen Tarif ausprobierbar.

Allgemeine Angaben zu den Klassen; einzelne Anbieter können abweichen. Details zu Solobuch: Preise und Tarife von Solobuch

Überblick zu einzelnen Programmen

Sie suchen nach einer Alternative zu einem bestimmten Programm? Hier finden Sie sachliche Überblicke, ohne Bewertung.

Haben Sie eine Rechnungsdatei erhalten oder erstellt und möchten wissen, ob sie als E-Rechnung gültig aufgebaut ist?

XRechnung kostenlos prüfen

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung aus Excel oder Word eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein gewöhnliches PDF-, Word- oder Excel-Dokument erfüllt diese Anforderung nicht.

Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und ausstellen?

Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten nach § 27 Abs. 38 UStG Übergangsfristen: bis Ende 2026 sind Papier und andere Formate (elektronisch mit Zustimmung des Empfängers) zulässig, bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG ihre Rechnungen als sonstige Rechnung übermitteln. Eine E-Rechnung empfangen können müssen sie dennoch. Details zum Einzelfall klärt Ihr Steuerberater.

Welche E-Rechnung-Formate gibt Solobuch aus?

Solobuch gibt Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD aus. Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, steht auf der Seite Preise.

Weiterführende Informationen

Möchten Sie eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Im Generator können Sie das im kostenlosen Tarif ausprobieren.

E-Rechnung im Generator erstellen

Quellen

Alle Angaben auf dieser Seite sind ausschließlich zum Stand 13.10.2026 aktuell. Die verlinkten Seiten können sich danach ändern.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.

Kurz zusammengefasst

Ein gewöhnliches PDF-, Word- oder Excel-Dokument ist keine E-Rechnung nach EN 16931. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im EN-16931-Profil).

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis zum 31. Dezember 2026 beziehungsweise 2027 (Vorjahresumsatz bis 800.000 €); ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).

Welche Lösungsklasse passt, hängt von Rechnungsvolumen, Buchhaltungsbedarf und gewünschtem Einarbeitungsaufwand ab.

Solobuch gehört zur Klasse der schlanken Rechnungsgeneratoren. Aktuelle Tarife und Limits stehen auf der Seite Preise.

Die drei Lösungsklassen

Excel- oder Word-Vorlage

Für wen in der Regel geeignet

Für Selbstständige mit sehr wenigen Rechnungen, die keine strukturierten E-Rechnungen ausstellen müssen oder deren Empfänger einem anderen Format zugestimmt hat.

Vorteile

Bekannte Werkzeuge, wenn Excel oder Word ohnehin vorhanden ist.
Layout und Aufbau frei gestaltbar.

Grenzen

Das Ergebnis ist keine E-Rechnung nach EN 16931, auch nicht als PDF-Export.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Rechnungsnummern, Berechnungen und Archivierung liegen vollständig in Ihrer Hand.

All-in-One-Buchhaltungssoftware

Für wen in der Regel geeignet

Für Unternehmen, die Rechnungen, Belege und weitere Buchhaltungsaufgaben in einem System bündeln möchten.

Vorteile

Breiter Funktionsumfang über das reine Rechnungsschreiben hinaus.
Mehrere Aufgaben in einem System statt in mehreren Werkzeugen.

Grenzen

Umfang, Preise und unterstützte E-Rechnung-Formate unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif; sie sollten auf der jeweiligen Tarifseite geprüft werden.
Ein größerer Funktionsumfang kann mehr Einrichtungs- und Einarbeitungsaufwand bedeuten.

Schlanker Rechnungsgenerator (Solobuch)

Für wen in der Regel geeignet

Für Freelancer, Kleinunternehmer und Selbstständige, die vor allem Rechnungen schreiben und als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben möchten.

Vorteile

Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD.
Kostenloser Tarif mit Monatslimit zum Ausprobieren; je nach Tarif DATEV-Export und Belegspeicher.

Grenzen

Funktionsumfang konzentriert sich auf Rechnungen, Ausgaben, Kunden und Exporte; keine vollständige Buchhaltungssoftware.
Im kostenlosen Tarif gelten ein Monatslimit und ein Wasserzeichen im PDF.

Kriterien im Überblick

Kriterium	Excel-/Word-Vorlage	All-in-One-Buchhaltung	Schlanker Rechnungsgenerator (Solobuch)
E-Rechnung-Formate (EN 16931)	Nein. PDF, Word und Excel sind keine E-Rechnung.	Je nach Anbieter und Tarif; bitte vor dem Kauf prüfen.	XRechnung und ZUGFeRD.
Archiv / DATEV-Export	Ablage und Archivierung manuell; kein DATEV-Export.	Je nach Anbieter und Tarif.	DATEV-Export und Cloud-Belegspeicher je nach Tarif.
Umfang	Nur das, was Sie selbst in der Vorlage aufbauen.	Breit; weitere Module neben der Rechnung möglich.	Rechnungen, Ausgaben, Kunden und Exporte; keine Lohnabrechnung.
Lernkurve	Vertraute Oberfläche; Pflichtangaben und Formeln müssen Sie selbst kennen und pflegen.	Hängt vom Funktionsumfang ab; Testzugänge helfen bei der Einschätzung.	Überschaubarer Umfang; im kostenlosen Tarif ausprobierbar.

Allgemeine Angaben zu den Klassen; einzelne Anbieter können abweichen. Details zu Solobuch: Preise und Tarife von Solobuch

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung aus Excel oder Word eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein gewöhnliches PDF-, Word- oder Excel-Dokument erfüllt diese Anforderung nicht.

Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und ausstellen?

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Welche E-Rechnung-Formate gibt Solobuch aus?

Solobuch gibt Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD aus. Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, steht auf der Seite Preise.