Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht: bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers), bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Als E-Rechnung zählt nur eine strukturierte Datei nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
1. Die Fristen auf einen Blick
| Stichtag | Was gilt | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen können. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig. | Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Papierrechnungen und sonstige Rechnungen (etwa PDF) sind weiter zulässig; sonstige elektronische Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. | Alle Aussteller |
| ab 1.1.2027 | E-Rechnung zwingend beim Ausstellen. | Aussteller mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro |
| bis 31.12.2027 | Wie oben, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. | Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnung zwingend beim Ausstellen. | Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer im B2B |
Rechtsgrundlagen sind § 14 UStG und die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG; die Details erläutert das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
2. Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung: reine XML-Datei, Pflichtformat für Rechnungen an den Bund.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht, ab dem Profil EN 16931 ist die Anforderung erfüllt.
Ein einfaches PDF, ein Word- oder Excel-Dokument, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung. Welches Format wann sinnvoll ist, erklärt der Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD?.
3. Ausnahmen
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein:
- B2C: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen nicht ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können. Mehr dazu in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
- Weitere Sonderfälle, etwa bei bestimmten steuerfreien Umsätzen, regelt das BMF-Schreiben. Prüfen Sie Ihren Fall dort oder mit Ihrem Steuerberater.
4. Was Sie jetzt tun sollten: nach Typ
Selbstständige und Freiberufler mit Umsatzsteuer
- Empfang klären. Richten Sie ein Postfach ein, in dem E-Rechnungen ankommen, und sorgen Sie dafür, dass Sie XML-Dateien öffnen können (zum Beispiel mit dem XRechnung-Viewer).
- Ausstellen vorbereiten. Spätestens zum 1.1.2028 brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Sie können damit schon jetzt anfangen, etwa mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator.
- Datei prüfen. Testen Sie eine Beispieldatei im E-Rechnung-Validator, bevor Sie die erste echte Rechnung versenden.
- Archivieren. E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren (acht Jahre seit 1.1.2025). Siehe GoBD-konforme Archivierung.
Kleinunternehmer
Sie müssen nicht ausstellen, aber empfangen. Es lohnt sich dennoch, früh umzustellen, wenn Kunden strukturierte Rechnungen erwarten.
Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Für Sie beginnt die Ausstellungspflicht bereits am 1.1.2027. Klären Sie Format, Software und Versandweg rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater.
Auftragnehmer von Behörden
Hier gilt bereits die Pflicht zur XRechnung mit Leitweg-ID. Siehe Leitweg-ID: Aufbau und Prüfziffer.
5. Häufige Fehler
- PDF mit E-Rechnung verwechseln. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten erfüllt die Pflicht nicht.
- Hybridrechnung zerlegen. Bei ZUGFeRD gehören PDF und XML zusammen. Archivieren Sie die ganze Datei.
- Ungeprüfte Dateien versenden. Fehlerhafte Dateien kann der Empfänger zurückweisen. Wie sich das auf den Vorsteuerabzug des Kunden auswirkt, sollten Sie im Einzelfall mit dem Steuerberater klären.
- Das Datum falsch lesen. „Bis 2026“ bezieht sich auf das Ausstellen; der Empfang ist längst Pflicht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht? Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen verpflichtend. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027; ab dem 1. Januar 2028 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen? Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie im B2B-Verkehr noch Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen ausstellen, letztere mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 gilt das für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro noch ein Jahr länger.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen? Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen? Unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil EN 16931. Ein einfaches PDF, Word- oder Excel-Dokument erfüllt die Anforderung nicht.
Fazit
Der Empfang ist Pflicht, das Ausstellen folgt bis 2028. Wer jetzt ein Format wählt, eine Beispieldatei prüft und das Archiv anpasst, hat die Umstellung erledigt, bevor sie verbindlich wird.