Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie E-Rechnungen nicht ausstellen (§ 34a UStDV), aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ob Sie trotzdem freiwillig umstellen, hängt von Ihren Kunden ab: Geschäftskunden mit automatisierter Buchhaltung schätzen strukturierte Rechnungen, Privatkunden brauchen sie nicht.
1. Ausstellen: nicht verpflichtend
Die Pflicht, Rechnungen im B2B-Verkehr als E-Rechnung auszustellen, wird bis zum 1. Januar 2028 schrittweise eingeführt. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Die Befreiung gilt, solange Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden dürfen. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 UStG).
Überschreiten Sie die Grenze, wechseln Sie in die Regelbesteuerung. Dann gelten für Sie die allgemeinen Fristen. Behalten Sie deshalb Ihren Umsatz im Blick und bereiten Sie die Umstellung vor, bevor sie nötig wird.
2. Empfangen: Pflicht für alle
Die Empfangspflicht gilt für jedes inländische Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Beziehen Sie Leistungen von anderen Unternehmen (Hosting, Software, Material), kann der Lieferant Ihnen die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD schicken, und Sie dürfen sie nicht ablehnen.
Praktisch bedeutet das:
- Ein Postfach, in dem E-Rechnungen ankommen. Eine bestehende E-Mail-Adresse genügt.
- Ein Programm zum Öffnen. XRechnung ist eine XML-Datei; mit dem XRechnung-Viewer sehen Sie die Inhalte als lesbare Rechnung. ZUGFeRD öffnen Sie wie ein normales PDF.
- Aufbewahren im Original. Die Datei muss im empfangenen Format archiviert werden, acht Jahre lang. Ein Ausdruck genügt nicht. Details in GoBD-konforme Archivierung.
- Prüfen, wenn Sie unsicher sind. Im E-Rechnung-Validator können Sie eine Datei kontrollieren.
3. Wann sich freiwilliges Ausstellen lohnt
- Ihre Kunden verlangen es. Einige Unternehmen und alle Behörden des Bundes erwarten strukturierte Rechnungen.
- Sie wachsen. Wenn Sie absehbar die Grenze überschreiten, ist ein früher Umstieg einfacher als eine Umstellung unter Zeitdruck.
- Sie sparen Zeit. Strukturierte Daten lassen sich ohne Abtippen verbuchen, bei Ihnen und bei Ihrem Kunden.
Wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind oder Ihnen keine strukturierte Rechnung abverlangen, können Sie bei Ihrer bisherigen Rechnung bleiben. Denken Sie an den Pflichthinweis auf § 19 UStG und das Verbot, Umsatzsteuer auszuweisen. Beides erklärt unser Leitfaden Rechnung als Kleinunternehmer.
4. Wie Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen
Der kostenlose Rechnungsgenerator erstellt Rechnungen mit dem Hinweis auf § 19 UStG. Für Kunden, die XRechnung verlangen, bietet er den Export im XRechnung-Format an. Rechnungen aus der App werden als ZUGFeRD erzeugt. Welches Format sich für Ihren Kunden eignet, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD?.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach § 34a UStDV von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite? Dann gilt für Sie die Regelbesteuerung. Ab diesem Zeitpunkt greift die Ausnahme nicht mehr, und für Ihre Rechnungen gelten die Fristen der E-Rechnungspflicht.
Darf ich freiwillig E-Rechnungen ausstellen? Ja. Das ist jederzeit möglich, sofern der Empfänger die Rechnung verarbeiten kann. Viele Geschäftskunden bevorzugen strukturierte Rechnungen.
Brauche ich dafür eine besondere Software? Zum Empfangen genügt ein Postfach und ein Programm, das XML-Dateien anzeigen kann. Zum Ausstellen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Fazit
Ausstellen müssen Sie nicht, empfangen müssen Sie. Richten Sie den Empfang ein, archivieren Sie Originaldateien und entscheiden Sie anhand Ihrer Kunden, ob Sie freiwillig umstellen. Den Überblick über alle Fristen finden Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
