Kurz zusammengefasst:
- Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, nicht mehr zehn.
- Elektronische Rechnungen müssen im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden – ausdrucken reicht nicht.
- Ein offizielles "GoBD-Zertifikat" gibt es nicht; die Verantwortung liegt beim Unternehmen, nicht bei der Software.
- Die GoBD wurden zuletzt am 14. Juli 2025 angepasst, unter anderem wegen der verpflichtenden E-Rechnung.
Was sind die GoBD überhaupt?
Die GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") sind ein Verwaltungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Sie konkretisieren, wie die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten (§§ 140–147 AO, § 14b UStG) in einer digitalen Buchhaltung umzusetzen sind. Die Grundfassung stammt vom 28. November 2019; seither wurde sie mehrfach angepasst – zuletzt am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025, unter anderem um die seit 1. Januar 2025 verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich zu berücksichtigen.
Die Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen, Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 1.1.2025, zuvor 10 Jahre) | § 147 AO, § 14b UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 AO |
Die Frist beginnt jeweils erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte bzw. das Dokument entstanden oder empfangen wurde – nicht am Ausstellungsdatum selbst.
Die wichtigsten GoBD-Grundsätze für die Archivierung
- Vollständigkeit: Alle geschäftsrelevanten Belege müssen erfasst werden, lückenlos und ohne nachträgliches Entfernen.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können.
- Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Einmal archivierte Belege dürfen nicht mehr unbemerkt inhaltlich verändert werden. Jede spätere Änderung muss nachvollziehbar protokolliert sein.
- Zeitgerechte Erfassung: Buchungen sollen zeitnah erfolgen, nicht erst Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden.
- Aufbewahrung im Ursprungsformat: Eine elektronisch empfangene Rechnung (PDF, XRechnung, ZUGFeRD) muss auch elektronisch archiviert werden – ein Ausdruck ersetzt das Original nicht und ist bei strukturierten E-Rechnungen sogar unzureichend, weil die maschinenlesbaren Daten verloren gehen. Was strukturierte E-Rechnungen technisch von einem PDF unterscheidet, erklären wir im Beitrag „Was ist XRechnung?".
Der Mythos vom "GoBD-Zertifikat"
Viele Softwareanbieter werben mit einem angeblichen "GoBD-Zertifikat". Tatsächlich gibt es das nicht: Die Finanzverwaltung stellt keine positiven Bescheinigungen für Buchhaltungssoftware aus und äußert sich nicht allgemeinverbindlich zur GoBD-Konformität einzelner Produkte. Was am Markt als "Zertifikat" angeboten wird, sind in der Regel Prüfvermerke privater Wirtschaftsprüfer oder Beratungsgesellschaften – nützlich als Entscheidungshilfe beim Softwarekauf, aber ohne Bindungswirkung für einen Betriebsprüfer.
Die Konsequenz: Selbst die beste Software befreit Sie nicht von der eigenen Sorgfaltspflicht. GoBD-Konformität ist in erster Linie eine Frage Ihrer internen Prozesse – etwa, dass Sie einmal verschickte Rechnungen tatsächlich nicht löschen oder nachträglich verändern, sondern konsequent stornieren (siehe unser Beitrag zur Rechnungsnummernvergabe) – und erst in zweiter Linie eine Frage des eingesetzten Tools.
Praktische Checkliste für die Archivierung
- Format prüfen: Bewahren Sie E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) in ihrem ursprünglichen elektronischen Format auf, nicht nur als Ausdruck.
- Frist im Blick behalten: Rechnen Sie die 8-Jahres-Frist ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, nicht ab dem Rechnungsdatum.
- Zugriff sicherstellen: Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar und lesbar bleiben – auch nach einem möglichen Software- oder Anbieterwechsel.
- Änderungen dokumentieren: Korrekturen an Belegen niemals überschreiben, sondern über Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen nachvollziehbar abbilden.
- Verfahrensdokumentation führen: Halten Sie schriftlich fest, wie Sie Belege erfassen, archivieren und vor Verlust schützen – das verlangt die GoBD ausdrücklich, unabhängig von der genutzten Software.
Rechnungen, die Sie über unsere Plattform erstellen, bleiben während Ihrer Kontolaufzeit strukturiert abrufbar; für die vollen 8 Jahre gesetzlicher Aufbewahrungsfrist bleiben Sie als Unternehmer aber selbst dafür verantwortlich, dass Ihre Belege verfügbar und unverändert bleiben – etwa durch regelmäßige eigene Exporte oder Backups. Sie können Ihre Rechnungen jederzeit als E-Rechnung erstellen und die Struktur der Dateien mit unserem ZUGFeRD Validator prüfen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange müssen Rechnungen in Deutschland aufbewahrt werden? Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden (zuvor zehn Jahre). Bücher und Jahresabschlüsse müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder empfangen wurde.
Gibt es ein offizielles "GoBD-Zertifikat"? Nein. Die Finanzverwaltung stellt keine positiven Bescheinigungen für Software aus. „Zertifikate" von Drittanbietern sind Marketinginstrumente ohne Bindungswirkung für Betriebsprüfer – die Verantwortung für GoBD-konforme Prozesse liegt beim Unternehmen selbst, nicht bei der eingesetzten Software.
Muss ich eine empfangene XRechnung ausdrucken und abheften? Nein, und das ist sogar falsch: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein genügt nicht, weil der maschinenlesbare Originaldatensatz verloren geht.
Was bedeutet "Unveränderbarkeit" bei der GoBD-Archivierung? Einmal archivierte Belege dürfen nachträglich nicht mehr inhaltlich verändert werden, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird. Das betrifft sowohl die Technik als auch Ihre eigenen internen Abläufe.
Reicht ein normaler Cloud-Speicher (z. B. Google Drive) für die GoBD-Archivierung? Ein gewöhnlicher Dateispeicher ohne Nachvollziehbarkeit von Änderungen und ohne strukturierte, maschinell auswertbare Ablage erfüllt die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht vollständig. Eine für Buchhaltungszwecke ausgelegte Lösung ist hier die sicherere Wahl.
Weiterlesen: E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fristen und Ausnahmen
Fazit
GoBD-konforme Archivierung ist kein Software-Feature, das man einmal kauft und dann abhaken kann, sondern ein fortlaufender Prozess: richtige Fristen, das richtige Format und nachvollziehbare Abläufe bei Korrekturen. Wer sich allein auf ein Marketing-"Zertifikat" verlässt, ohne die eigenen Prozesse im Griff zu haben, ist im Ernstfall einer Betriebsprüfung nicht automatisch geschützt.