Kurz gesagt: Beide Formate sind in Deutschland als E-Rechnung zulässig, wenn sie die europäische Norm EN 16931 erfüllen. XRechnung ist eine reine XML-Datei und das Pflichtformat für Rechnungen an die Verwaltung des Bundes. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei und eignet sich, wenn Ihre Kunden die Rechnung auch lesen wollen. Für Rechnungen an Behörden nehmen Sie XRechnung, für Unternehmenskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die bequemere Wahl.
1. Die beiden Formate im Überblick
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrid) |
| Lesbar für Menschen | Nur mit Viewer oder Software | Ja, wie ein normales PDF |
| Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII (im PDF eingebettet) |
| Norm | EN 16931 mit deutscher Ausprägung (CIUS XRechnung) | EN 16931 im passenden Profil |
| Typischer Empfänger | Öffentliche Auftraggeber, Konzerne mit automatisierter Verarbeitung | Unternehmenskunden, Steuerberater, KMU |
| Leitweg-ID | Pflichtfeld Käuferreferenz bei Behörden | Nicht vorgeschrieben |
| Wer pflegt den Standard | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
Die Grundlagen finden Sie ausführlich in unseren Leitfäden Was ist XRechnung? und ZUGFeRD und Factur-X.
2. Was verlangt das Gesetz?
Das Umsatzsteuergesetz fordert für die E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und die automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG). Die Finanzverwaltung nennt als Beispiele die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Von den ZUGFeRD-Profilen erfüllen MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen nach ihrer Auffassung nicht; ab dem Profil EN 16931 ist das der Fall.
Das heißt: Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Entscheidend ist, dass die Datei der Norm entspricht und strukturiert ist. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Die Fristen für das Ausstellen (2027 und 2028) und die Ausnahmen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
3. Wann XRechnung, wann ZUGFeRD?
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
Für die Verwaltung des Bundes ist die XRechnung vorgeschrieben, dazu kommt die Leitweg-ID als Käuferreferenz. Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben; viele verlangen ebenfalls XRechnung, manche nehmen auch andere Formate an. Fragen Sie den Auftraggeber nach dem gewünschten Format. Zur Leitweg-ID siehe Leitweg-ID: Aufbau und Prüfziffer.
Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Hier sind beide Formate zulässig. Der Empfänger muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Praxis:
- ZUGFeRD passt, wenn Ihre Kunden oder deren Steuerberater die Rechnung weiterhin als PDF öffnen wollen. Die Daten steckt das System im selben Dokument mit.
- XRechnung passt, wenn der Kunde seine Eingangsrechnungen vollautomatisch verarbeitet oder ausdrücklich XRechnung verlangt.
Im Zweifel fragen Sie den Kunden. Wer für beide Wege gerüstet sein will, wählt ein Programm, das beide Formate ausgeben kann.
Archivierung
Die E-Rechnung muss im empfangenen Originalformat aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD ist das die gesamte PDF-Datei samt eingebettetem XML; bei XRechnung die XML-Datei. Die Anforderungen beschreibt unser Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung.
4. Welche Fehler passieren in der Praxis?
- Falsches ZUGFeRD-Profil. MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. Nutzen Sie EN 16931.
- PDF und XML passen nicht zusammen. Weichen die sichtbaren Beträge von den eingebetteten Daten ab, entstehen Streitfälle. Erzeugen Sie beides aus denselben Daten.
- Pflichtfelder der XRechnung fehlen. Käuferreferenz, Kontaktdaten des Verkäufers und Zahlungsangaben gehören dazu.
- Datei nicht geprüft. Prüfen Sie Ihre Datei mit dem E-Rechnung-Validator, bevor Sie sie versenden. Dort sehen Sie auch, was die schnelle Prüfung im Browser abdeckt und was nur die Serverprüfung nach den offiziellen Regeln leistet.
5. Was bietet Solobuch?
Der kostenlose Rechnungsgenerator erstellt Rechnungen als PDF und bietet einen XRechnung-Export im CII-Format, sofern Ihre Rechnung die Voraussetzungen erfüllt (zum Beispiel ein Steuersatz und eine deutsche Anschrift). Die Rechnungen in der App werden als ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugt. Ob das für Ihren Fall passt, hängt von Ihrem Empfänger ab.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Beide können die Anforderungen der EN 16931 erfüllen.
Reicht ZUGFeRD für B2B-Rechnungen aus? In der Regel ja, wenn Sie ein Profil ab EN 16931 verwenden und die Version mindestens 2.0.1 ist. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht.
Muss ich an Behörden eine XRechnung senden? Bundesbehörden verlangen für Rechnungen die XRechnung. Länder und Kommunen regeln das teilweise abweichend. Fragen Sie Ihren Auftraggeber, welches Format er annimmt.
Kann ich beide Formate aus demselben Programm erzeugen? Das hängt vom Programm ab. Prüfen Sie, welche Formate und Profile Ihre Software tatsächlich exportiert und validieren Sie eine Beispieldatei.
Ist ein einfaches PDF noch eine E-Rechnung? Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Fazit
Eine pauschal „bessere“ Wahl gibt es nicht. Für Behörden ist die XRechnung der sichere Weg, für Unternehmenskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 oft praktischer. Klären Sie das Format mit dem Empfänger, prüfen Sie die Datei vor dem Versand und archivieren Sie sie im Original.
