Kurz zusammengefasst:
- Eine Rechnung eines IT-Freelancers braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere (§ 14 UStG) – Besonderheiten entstehen bei Stundenabrechnung, Projekten mit Meilensteinen und Kunden im Ausland.
- Bei Kunden im Inland weisen Sie in der Regel 19 % Umsatzsteuer aus, außer Sie sind Kleinunternehmer.
- Bei Unternehmern in der EU gilt meist Reverse Charge: ohne deutsche Umsatzsteuer, mit beiden USt-IdNr. und dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Für Rechnungen an inländische Unternehmer wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht – ein reines PDF genügt dann nicht mehr.
Für wen ist dieser Beitrag?
Für Entwickler, Berater, Admins und andere IT-Selbstständige, die direkt an Unternehmen abrechnen. Ob Sie steuerlich als Freiberufler (§ 18 EStG) oder als Gewerbetreibender gelten, entscheidet das Finanzamt anhand Ihrer konkreten Tätigkeit; für das Rechnungsformat spielt das keine Rolle. Für Privatkunden gelten teils andere Regeln, die hier nicht behandelt werden.
Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung unter anderem enthalten:
- vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung (Datum oder Leistungszeitraum)
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Bei Dienstleistungen genügt in der Praxis meist ein Leistungszeitraum („01.10.–31.10.2026“) statt eines einzelnen Tages. Wie Sie Rechnungsnummern sinnvoll vergeben, steht im Beitrag „Rechnungsnummer richtig vergeben“.
Stundensatz, Pauschale oder Meilensteine?
Wie Sie abrechnen, steht in Ihrem Vertrag. Auf der Rechnung muss die Leistung für den Kunden nachvollziehbar sein:
- Stundenabrechnung: Anzahl der Stunden, Stundensatz und Zeitraum. Ein Stundennachweis als Anlage ist üblich und beugt Rückfragen vor.
- Pauschal- oder Festpreis: Projektbezeichnung und, falls vereinbart, der Meilenstein, der erreicht wurde.
- Abschlagsrechnungen: Weisen Sie klar aus, dass es eine Abschlags- bzw. Teilrechnung ist, und rechnen Sie sie in der Schlussrechnung auf (bereits gestellte Rechnungen mit Nummer und Betrag aufführen).
- Laufende Leistungen (Wartung, Hosting, Retainer): Zeitraum und Leistungsbeschreibung je Rechnung.
Beispiel einer Position: „Entwicklung Schnittstelle Zahlungsanbieter, 24 Std. × 95,00 € = 2.280,00 €, Leistungszeitraum 01.–31.10.2026, Projekt Webshop-Relaunch“.
Kunde in Deutschland, in der EU oder im Drittland?
Der Ort der Leistung steuert die Umsatzsteuer. Bei Leistungen an Unternehmer liegt er nach § 3a Abs. 2 UStG grundsätzlich dort, wo der Kunde seinen Sitz hat.
| Kunde | Umsatzsteuer auf der Rechnung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Unternehmer in Deutschland | In der Regel 19 % (außer § 19 UStG) | E-Rechnung-Pflicht schrittweise, s. unten |
| Unternehmer in einem anderen EU-Staat | In der Regel keine deutsche Umsatzsteuer (Reverse Charge) | Beide USt-IdNr., Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Zusammenfassende Meldung |
| Unternehmer im Drittland (z. B. USA, UK, Schweiz) | In der Regel keine deutsche Umsatzsteuer, da nicht im Inland steuerbar | Hinweis auf den Leistungsort empfohlen; im Empfängerland können eigene Regeln gelten |
| Privatperson | Abweichende Regeln möglich | Im Einzelfall prüfen |
Für den EU-Fall ist die Rechnung nach § 14a UStG bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf die Leistung folgt. Mehr zum Verfahren und zu Formulierungen: Reverse-Charge-Verfahren erklärt.
Wichtig: Prüfen Sie die USt-IdNr. Ihres EU-Kunden, bevor Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen. Eine Rechnung mit Hinweis auf Reverse Charge ohne gültige Nummer kann zu Nachforderungen führen.
Zusammenfassende Meldung nicht vergessen
Wer steuerpflichtige sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten erbringt, meldet diese in der Regel in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Für reine Dienstleistungen gilt grundsätzlich der Quartalsrhythmus mit Abgabe bis zum 25. Tag nach Quartalsende (§ 18a UStG). Wer ausschließlich innerhalb Deutschlands arbeitet, braucht keine ZM. Kleinunternehmer sind davon in der Regel befreit.
Kleinunternehmer: besondere Rechnungsform
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und nennen den Hinweis auf § 19 UStG. Die aktuellen Grenzen (25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr) und alle Pflichtangaben finden Sie im Beitrag „Rechnungen als Kleinunternehmer“.
E-Rechnung: Was ändert sich für IT-Freelancer?
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gilt:
- Empfangen: Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können.
- Ausstellen: Übergangsweise sind bis 31. Dezember 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen zulässig, bis 31. Dezember 2027 für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €, ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
- Format: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein normales PDF zählt nicht dazu.
Rechnungen an Kunden im Ausland sind nach dem BMF-Schreiben nicht von der Pflicht erfasst. Ob ein Auslandskunde dennoch ein bestimmtes Format wünscht, regeln Sie vertraglich. Ihre Datei können Sie mit dem E-Rechnung-Validator auf Pflichtfelder prüfen. Details zu Fristen: E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Typische Fehler
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt – Sie schulden sie dann trotzdem (§ 14c UStG).
- Leistungszeitraum fehlt oder Rechnung nennt nur „Projekt laut Angebot“.
- Rechnungsnummern mit Lücken oder Dubletten.
- USt-IdNr. des EU-Kunden nicht geprüft.
- Zusammenfassende Meldung vergessen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ein IT-Freelancer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen? Bei Leistungen an inländische Kunden in der Regel ja (19 %), sofern Sie nicht Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Bei Leistungen an Unternehmer in der EU oder im Drittland wird in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, weil der Leistungsort im Empfängerland liegt (§ 3a Abs. 2 UStG).
Welcher Hinweis gehört auf die Rechnung an einen EU-Kunden? Die USt-IdNr. von Ihnen und Ihrem Kunden sowie der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse Charge). Die Rechnung ist nach § 14a UStG bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen.
Brauche ich eine Zusammenfassende Meldung? Wenn Sie steuerpflichtige sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten erbringen, in der Regel ja. Die Meldung ist grundsätzlich vierteljährlich bis zum 25. Tag nach Quartalsende abzugeben (§ 18a UStG). Kleinunternehmer sind in der Regel davon befreit.
Muss ich als IT-Freelancer ab 2027 E-Rechnungen stellen? Für Rechnungen an inländische Unternehmer gilt die Pflicht schrittweise: Übergangsregeln bis Ende 2026, für Unternehmer mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027, danach für alle ab 1. Januar 2028. Sie müssen E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025 empfangen können.
Fazit
Eine saubere IT-Rechnung braucht klare Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, korrekte Umsatzsteuerbehandlung nach Kundensitz und – bei EU-Kunden – Reverse-Charge-Hinweis samt ZM. Mit dem Rechnungsgenerator für IT-Freelancer erstellen Sie eine Rechnung mit Stundensätzen als PDF; eine passende Vorlage für IT-Berater finden Sie ebenfalls auf der Seite.