Kurz zusammengefasst:
- Eine XRechnung entsteht am zuverlässigsten direkt aus den strukturierten Daten Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, nicht durch nachträgliches "Umwandeln" eines fertigen PDFs.
- Eine bestehende PDF-Rechnung lässt sich nicht automatisch und fehlerfrei in eine gültige XRechnung konvertieren – dafür fehlen die strukturierten Daten.
- Für die eigentliche Erstellung reichen ein Rechnungsgenerator oder eine ERP-Anbindung; das manuelle Schreiben einer XML-Datei ist praktisch nicht sinnvoll.
- Vor dem Versand sollte jede Datei mit einem Validator geprüft werden.
Was ist eine XRechnung – kurz erklärt
Eine XRechnung ist ein rein XML-basierter Rechnungsdatensatz nach der europäischen Norm EN 16931, ursprünglich für Rechnungen an Behörden (B2G) entwickelt und inzwischen auch im B2B-Bereich verbreitet. Eine ausführliche Erklärung von Aufbau, Pflichtfeldern und den Übergangsfristen bis 2028 finden Sie in unserem Grundlagenartikel „Was ist XRechnung?". Dieser Beitrag konzentriert sich auf die praktische Frage: Wie erstellen Sie eine XRechnung tatsächlich – insbesondere, wenn Sie bisher mit PDF-Rechnungen gearbeitet haben?
Für wen ist diese Anleitung?
Für Unternehmen und Freelancer, die entweder zum ersten Mal eine XRechnung erstellen müssen (z. B. weil ein B2B-Kunde oder eine Behörde sie verlangt) oder die ihren bisherigen Prozess auf Basis von Word- oder PDF-Rechnungen umstellen wollen, bevor die Versandpflicht 2027/2028 sie einholt.
Die drei realistischen Wege, eine XRechnung zu erstellen
1. Export aus Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software
Der sauberste Weg: Ihre Software kennt bereits alle relevanten Daten (Kunde, Positionen, Steuersätze) und generiert daraus direkt eine valide XML-Datei nach EN 16931. Fehlerquellen entstehen hier fast nur durch unvollständige Stammdaten.
2. Cloud-basierter Rechnungsgenerator
Für Freelancer, kleine Unternehmen und alle ohne eigene ERP-Anbindung ist ein Online-Generator der praktikabelste Weg. Sie tragen die Rechnungsdaten wie gewohnt ein, und das System erstellt im Hintergrund eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Mit unserer Plattform können Sie eine E-Rechnung erstellen, ohne sich mit der XML-Struktur selbst auseinandersetzen zu müssen.
3. Manuelle Erstellung im Texteditor
Theoretisch möglich, praktisch nicht empfehlenswert: Die XML-Struktur nach EN 16931 ist komplex und fehleranfällig, wenn sie von Hand geschrieben wird. Ein einziges falsch gesetztes Tag führt dazu, dass die Datei beim Kunden abgelehnt wird.
Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung einfach in eine XRechnung umwandeln?
Das ist die Frage, die die meisten Unternehmen beim Umstieg beschäftigt – und die Antwort ist differenzierter, als viele Anbieter suggerieren.
Das Kernproblem: Ein PDF ist für das menschliche Auge gestaltet, nicht für Maschinen. Es enthält kein strukturiertes Feld „Rechnungsbetrag" oder „USt-IdNr. des Kunden", sondern lediglich Text an bestimmten Positionen auf der Seite. Ein "PDF-zu-XRechnung-Konverter" muss diesen Text also zunächst per Texterkennung (OCR) auslesen und dann raten, welche Zahl zu welchem Feld gehört.
Das funktioniert bei einheitlich formatierten, sauberen PDFs oft passabel – aber "oft" ist bei einem steuerrechtlich relevanten Dokument nicht genug. Ein falsch erkannter Steuersatz, eine vertauschte Ziffer im Rechnungsbetrag oder eine unvollständig ausgelesene USt-IdNr. macht die erzeugte XRechnung ungültig oder inhaltlich falsch, ohne dass Sie es beim Versand sofort merken.
Die zuverlässigere Alternative: Statt das fertige PDF nachträglich zu konvertieren, generieren Sie die XRechnung aus derselben Datenquelle neu, aus der auch das PDF ursprünglich entstanden ist – also aus Ihrer Buchhaltung, Ihrem Rechnungsprogramm oder notfalls durch manuelles Neu-Eintragen der wenigen betroffenen Positionen in einen Generator. Das kostet bei einzelnen Rechnungen etwas mehr Zeit als ein automatischer "Umwandeln"-Klick, liefert aber ein Ergebnis, dessen Inhalt Sie tatsächlich kennen und verantworten können.
Wenn Sie regelmäßig viele alte PDF-Rechnungen migrieren müssen, lohnt sich ein Blick in Ihr Buchhaltungssystem: Die meisten Programme können Rechnungsdaten direkt exportieren, ohne den Umweg über das PDF zu nehmen.
Schritt-für-Schritt: Ihre erste XRechnung erstellen
- Stammdaten prüfen: Ihre Steuernummer bzw. USt-IdNr., IBAN und Firmenadresse müssen vollständig hinterlegt sein.
- Kundendaten erfassen: Vollständiger Name, Adresse und – bei Behörden – die Leitweg-ID.
- Positionen eintragen: Leistungsbeschreibung, Menge, Preis und Steuersatz je Position.
- Format wählen: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (Hybrid mit PDF), je nachdem, was Ihr Empfänger verlangt.
- Validieren: Prüfen Sie die generierte Datei, bevor Sie sie versenden (siehe nächster Abschnitt).
- Versenden: Per E-Mail, Peppol-Netzwerk oder direkt über die Rechnungseingangsplattform Ihres Kunden bzw. der Behörde (ZRE/OZG-RE).
XRechnung vor dem Versand validieren
Egal auf welchem Weg Ihre XRechnung entstanden ist – vor dem Versand lohnt sich immer ein technischer Check. Mit unserem ZUGFeRD Validator können Sie XML-Dateien auf strukturelle Fehler und Konformität mit EN 16931 prüfen, bevor das System Ihres Kunden sie möglicherweise ablehnt.
Typische Fehler beim Umstieg von PDF auf XRechnung
- Blindes Vertrauen in automatische Konverter: Das Ergebnis wird ungeprüft versendet, ohne die extrahierten Beträge und Steuersätze zu kontrollieren.
- Unvollständige Stammdaten: Eine fehlende oder veraltete USt-IdNr. führt zur Ablehnung, unabhängig davon, wie die Datei erstellt wurde.
- Falsches Format gewählt: Eine Behörde verlangt XRechnung, es wird aber ZUGFeRD gesendet (oder umgekehrt), weil vorher nicht nachgefragt wurde.
- Leitweg-ID vergessen: Bei B2G-Rechnungen führt ein fehlendes Feld zur automatischen Ablehnung durch die zentralen Plattformen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung automatisch in eine XRechnung umwandeln? Nicht zuverlässig. Ein PDF enthält keine strukturierten Daten, sondern nur ein visuelles Layout. Tools, die PDFs per OCR „umwandeln", extrahieren Text und raten die Feldzuordnung – Fehler bei Beträgen, IDs oder Steuersätzen sind möglich und bei einem steuerrechtlich relevanten Dokument riskant. Sicherer ist es, die XRechnung direkt aus den ursprünglichen Rechnungsdaten neu zu generieren.
Reicht ein kostenloser XRechnung-Konverter aus dem Internet? Ein Konverter kann für eine schnelle Prüfung nützlich sein, ersetzt aber keine Kontrolle der übernommenen Daten. Prüfen Sie das Ergebnis immer mit einem Validator, bevor Sie die Datei versenden.
Muss ich für den Empfang von XRechnungen selbst Software haben? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und darzustellen – dafür genügt in der Regel eine Software, die XML-Dateien lesbar macht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD bei der Erstellung? XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne visuelle Ansicht, ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für den Versand an Behörden ist meist XRechnung vorgeschrieben, im B2B-Bereich wird oft ZUGFeRD bevorzugt, weil es weiterhin als PDF lesbar bleibt.
Brauche ich für B2B-Kunden auch eine Leitweg-ID? Nein, die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Für normale B2B-Kunden entfällt sie.
Weiterlesen: Leitweg-ID: Aufbau, Prüfziffer und Fundstellen
Fazit
Eine XRechnung zu erstellen ist technisch unkompliziert, sobald Sie die Daten aus der richtigen Quelle nehmen – direkt aus Ihrer Software oder einem Generator, nicht aus einem nachträglich "umgewandelten" PDF. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte den Umstieg jetzt vorbereiten, statt bis zur verpflichtenden Versandfrist 2027/2028 zu warten.