Die monatliche oder quartalsweise Buchhaltung ist für viele Selbstständige ein teures Übel. Ein großer Teil der Rechnung Ihres Steuerberaters entsteht nicht durch hochkomplexe Steuerberatung, sondern durch simple Datenerfassung: Das händische Abtippen von Rechnungen, Belegen und Kontoumsätzen in das Kanzleisystem.
Wer seinem Steuerberater am Monatsende lediglich einen Schuhkarton voller Belege oder einen unstrukturierten Ordner mit PDFs übergibt, zahlt für diese manuelle Fleißarbeit den vollen Stundensatz. Die Lösung für dieses Problem ist ein technischer Standard: Das DATEV EXTF 700 Format.
In diesem Beitrag erklären wir, was hinter diesem kryptischen Namen steckt und wie Sie Ihrem Steuerberater Ihre Daten damit strukturiert übergeben.
1. Was ist das DATEV EXTF 700 Format?
Das Kürzel EXTF steht für das DATEV-Format (EXTF = Externes Format), eine speziell strukturierte CSV-Datei, die vom Softwareunternehmen DATEV entwickelt wurde. DATEV gilt als Marktführer für Kanzleisoftware in Deutschland – ein DATEV-kompatibler Export erspart Ihrem Steuerberater häufig die manuelle Übertragung Ihrer Belege in sein Kanzleisystem (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen).
Eine EXTF 700-Datei enthält alle relevanten Informationen Ihrer Ausgangs- oder Eingangsrechnungen in tabellarischer, maschinenlesbarer Form:
- Rechnungsnummer und Datum
- Kundenname und Kundennummer (Debitorenkonto)
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
- Angewandter Steuersatz und Erlöskonto
Anstatt jede Rechnung einzeln abzutippen, kann Ihr Steuerberater diese Datei mit einem einzigen Klick in sein System einlesen. Aus Hunderten Rechnungen werden in Sekunden fertige Buchungssätze.
2. Warum Sie als Freiberufler DATEV-Exporte nutzen sollten
Die Umstellung auf strukturierte DATEV-Exporte bringt Ihnen drei entscheidende Vorteile:
A. Potenzial für geringere Kanzleikosten
Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Je weniger Zeit die Kanzlei für das Sortieren und Erfassen Ihrer Belege benötigt, desto geringer fallen in der Regel die Gebühren für die laufende Buchführung (Buchführungsgebühr) aus. Ob und in welcher Höhe sich das für Sie konkret auswirkt, hängt von Ihrer Kanzlei und Ihrem Vertrag ab – sprechen Sie Ihren Steuerberater aktiv darauf an, wenn Sie ab sofort vorkontierte DATEV-Dateien liefern.
B. Keine Übertragungsfehler
Menschen machen beim Abtippen von IBANs, Rechnungsnummern oder Cent-Beträgen Fehler. Ein automatisierter DATEV-Export überträgt die exakten Daten aus Ihrem Rechnungsprogramm 1:1 in das System des Finanzamts bzw. des Steuerberaters.
C. Schnellere BWA und Auswertungen
Weil das Buchen so schnell geht, erhalten Sie Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder die Bestätigung zur Umsatzsteuervoranmeldung deutlich schneller. Sie haben Ihre Finanzen in Echtzeit im Blick.
3. So funktioniert der DATEV-Export mit Solobuch
Viele teure ERP-Systeme lassen sich den DATEV-Export als Premium-Feature teuer bezahlen. Bei Solobuch gehört der reibungslose Austausch mit Ihrem Steuerberater zur Grundausstattung.
So einfach optimieren Sie Ihren Workflow:
- Rechnungen schreiben: Sie erstellen Ihre E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) wie gewohnt in Solobuch.
- Zeitraum wählen: Am Ende des Monats navigieren Sie in den Export-Bereich und wählen den gewünschten Zeitraum aus.
- DATEV-Export generieren: Mit einem Klick erzeugt Solobuch eine valide DATEV EXTF 700 CSV-Datei.
- Weiterleiten: Sie senden diese Datei per E-Mail an Ihren Steuerberater oder laden sie direkt in DATEV Unternehmen online hoch.
Zusätzlich können Sie in Solobuch Ihre individuellen Erlöskonten (z.B. SKR03 oder SKR04) hinterlegen, sodass die Datei perfekt auf die Kontenrahmen Ihrer Kanzlei abgestimmt ist.
4. Fazit: Ein Klick, der sich sofort auszahlt
Wer als Selbstständiger heute noch unstrukturierte PDFs zum Steuerberater schickt, verschenkt bares Geld. Die Digitalisierung der Buchhaltung erfordert keine IT-Kenntnisse, sondern lediglich das richtige Werkzeug.
Nutzen Sie moderne Rechnungssoftware wie Solobuch, um Ihre Ausgangsrechnungen nicht nur GoBD- und E-Rechnungs-konform zu erstellen, sondern die Daten via DATEV-Export auch nahtlos an Ihre Steuerkanzlei zu übermitteln. Ihr Steuerberater wird sich freuen – und Ihr Geldbeutel auch.
Wer seinen Jahresabschluss selbst vorbereitet, statt alles dem Steuerberater zu überlassen, findet in unserem Beitrag „EÜR für Kleinunternehmer" eine Anleitung zur Einnahmenüberschussrechnung.
