XRechnung erstellen – kostenlos online
Eine XRechnung ist eine E-Rechnung als reine XML-Datei nach dem deutschen Standard XRechnung 3.0 (EN 16931). Sie ist vor allem für Rechnungen an Behörden Pflicht und wird dort über die Leitweg-ID zugeordnet.
Mit dem Generator unten geben Sie Absender, Empfänger und Positionen ein, ergänzen im Block „XRechnung (XML) herunterladen“ die Pflichtangaben und laden die XML-Datei herunter, ohne Anmeldung. Prüfen Sie die Datei vor dem Versand mit dem Validator.
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| Beschreibung | Menge | Einzelpreis (€) | MwSt (%) | Gesamt | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.200,00 € |
XRechnung (XML) herunterladenOptional: ergänzen Sie die Pflichtangaben für XRechnung und laden Sie die XML-Datei herunter.
Bei Behörden die Leitweg-ID, sonst die Bestell- oder Auftragsnummer des Empfängers.
Die Datei folgt XRechnung 3.0 (CII). Prüfen Sie sie vor dem Versand mit einem Validator, zum Beispiel unserem Prüfer oder dem KoSIT-Validator. Es wird nur ein Umsatzsteuersatz pro Rechnung unterstützt. Anschrift im Format „Straße Nr., PLZ Ort“ (Deutschland).
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Erstellen Sie professionelle Rechnungen, validieren Sie Steuersätze automatisch und exportieren Sie gesetzliche XML-Formate wie XRechnung & ZUGFeRD.
So funktioniert’s
- 1
Rechnungsdaten eingeben
Absender, Empfänger (Anschrift im Format „Straße Nr., PLZ Ort“), Rechnungsnummer, Datum und Positionen im Generator ausfüllen.
- 2
Pflichtangaben für XRechnung ergänzen
Leitweg-ID (oder Bestellnummer) des Empfängers, E-Mail und Telefon des Absenders, IBAN sowie die E-Mail des Empfängers eintragen. Diese Felder verlangt der Standard zusätzlich zur normalen Rechnung.
- 3
XML herunterladen
Auf „XRechnung (XML) herunterladen“ klicken. Fehlt etwas, nennt die Meldung genau die Felder.
- 4
Datei prüfen und senden
Mit dem E-Rechnung-Validator prüfen und die Datei über das vom Empfänger genannte Portal oder per E-Mail senden.
XRechnung oder ZUGFeRD – was passt wann?
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reine XML-Datei | PDF mit eingebettetem XML (PDF/A-3) |
| Lesbarkeit für Menschen | Nur mit Viewer | Direkt im PDF-Reader |
| Typischer Empfänger | Behörden und öffentliche Auftraggeber | Unternehmen und Selbstständige |
| Leitweg-ID | Pflicht bei Behörden | Optional |
Was dieser Generator kann und was nicht
Die XML-Datei folgt XRechnung 3.0 in der Syntax UN/CEFACT CII. Unterstützt wird genau ein Umsatzsteuersatz pro Rechnung, Kleinunternehmerhinweis nach § 19 UStG und Anschriften in Deutschland. Rabatte auf Positionsebene, Anhänge und mehrere Steuersätze in einer Rechnung sind nicht abgedeckt.
Die Datei wird in Ihrem Browser erzeugt, Ihre Eingaben werden dafür nicht an einen Server gesendet. In einem kostenlosen Konto speichern Sie Rechnungen, verwalten Kunden und versenden E-Rechnungen als ZUGFeRD-PDF.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und einer normalen PDF-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar. Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die Software automatisch einlesen kann. Seit 2025 gilt im B2B nur eine strukturierte Rechnung nach EN 16931 als E-Rechnung; ein einfaches PDF zählt dazu nicht.
Brauche ich für eine XRechnung eine Leitweg-ID?
Bei Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden ja: Sie steht im Auftrag oder in der Ausschreibung. Bei Unternehmen verwenden Sie stattdessen eine Käuferreferenz wie die Bestell- oder Auftragsnummer. Das Feld ist im Standard ein Pflichtfeld.
Muss ich als Kleinunternehmer XRechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch sie können. Ob eine Behörde als Auftraggeber trotzdem eine XRechnung verlangt, steht in deren Vorgaben.
Ist die erzeugte Datei garantiert gültig?
Der Generator prüft die Pflichtangaben und Summen. Eine vollständige Prüfung gegen alle Schematron-Regeln leisten wir nicht. Validieren Sie die Datei vor dem Versand, etwa mit dem KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards.
Kostet das etwas?
Der Generator und der XML-Download sind kostenlos und ohne Anmeldung. Ein kostenloses Konto enthält 3 Rechnungen und 3 Ausgaben pro Monat; mehr Rechnungen gibt es ab 9,99 € pro Monat im Pro-Tarif.
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